办公室成功地图-第6部分

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　　不知怎么搞的，随着您讲述内容的逐渐深入，在我的内心深处反倒越来越多地感到了一种压力和恐慌，一种与工作之初全然不同的压力和恐慌。如果说当初的这种感觉完全是出于无知，那么如今则恰恰相反。应当说在最初的两封回信里，您帮我澄清了许多模糊的概念，而后两封信里您所讲的内容则使我惊讶地发现，在那些毫不起眼的小事之中，却隐藏着那么多的沟沟坎坎，稍有疏忽都可能捅出大漏子。以我这风风火火的性格，要想达到您的要求恐怕不是一天两天的事情。
　　透过最近这两封信里有关做事的诸多细节的描写，使我对您行事风格和做事原则极是折服——力求最好，不出纰漏，为此甚至要做一些超出自己职责范围的工作。但我常听同事们说的一句话却是“做事越多出错越多”。我想了半天也搞不清这两种说法是不是互相矛盾，对于工作上的事，到底多做一些好呢，还是少管闲事好呢？望老同志不吝赐教。


不要将球停在自己脚下


　　小爽
　　不论是工作还是责任，千万不要把它滞留在自己手里。如果不能保证及时准确地把它传递出去，不如从一开始时就不接。
　　＇＇不要将球停在自己脚下
　　第5封回信第5封回信不要将球停在自己脚下
　　小爽：
　　来信收到，工作时间看信写信可不好，领导在与不在应该一个样才对嘛——开玩笑的。
　　在信中你提出了一个十分尖锐的问题：工作中应不应该多管闲事？
　　近些年来，有一种说法十分盛行，即“无功便是过”。其实我倒觉得对于我们这些以事务性工作为主的小人物来说，更应该树立一种“无过即是功”的思想。正如你在信中总结的那样——力求最好，不出纰漏。就像踢球，破门得分当然是一个球队的终极目标，但不能因此就要求场上的所有队员都围在对方球门前，去争抢临门一脚的机会。在绝大多数的时间里，我们绝大多数队员的职责是拦截、抢断、盘带和传递。那么，能否及时准确地将传到自己脚下的球传出去，就成为衡量一名球员是否优秀的重要标准。
　　这个标准里至少包含了两个基本要素：及时与准确。先说准确。上一封信里讲到的确认与反馈都是保证你将工作中的球准确地传递出去的重要方法，为了便于你的理解，还想再啰唆几句。如果从概率论的角度而言，当然是做事越多出错越多，但我们总不能因此就消极地一事不做吧，正确的态度应该是在积极做事的基础上避免出错。如果分析出错原因，就会发现最容易出错的环节常常是职能交叉的地方，即两个人（或部门）的结合部。那么怎样才能有效地杜绝在职能结合部位出错的现象呢？用我自己的话说就是——将自己的职责范围向外扩大一环。
　　需要注意的是，将自己的职责范围向外扩大一环只是为了确保将接力棒递交到下一名队员的手中，不让棒落到地上，而不是代替队友跑下一棒。从这个意义上说，分清职责又是十分重要的事情。在我们的身边，好心办坏事的情况是很多的，例子也是不胜枚举。
　　我自己也曾做过类似的傻事。有一次，其他处室的一个做文书的老大姐，来我们部门退还文件。她似乎并不知道我们处接收文件的工作应归文书老王负责，进门后第一眼看到了我，就过来要求我签收。我虽觉得这样似有不妥，但由于当时很年轻，面对这样一位年长我许多的老大姐的要求，实在很难拒绝。何况老王在另一幢楼办公，离此甚远，叫老大姐拖着胖胖的身子再跑这样远的路也有些于心不忍，所以略一迟疑便接了下来。心想，还是我替她给老王送去吧。但令我万万想不到的是，老王看看文件后却说：谁让你接的，这个文件是需要几个部门会签的，她们部门阅后应依次传给下一个部门。你给她退回去，叫她依次向下传。
　　至此，我才知道自己又办了一件傻事。真的退回去吗？想想老大姐那晴转多云的脸色，我立刻打消了这样的念头。再看看老王那倔倔的神情，知道指望老王收下文件也是不可能了。最后只好跑到下一个部门才把文件传了出去，同时也暗下决心再也不管这闲事了。
　　可没过几天，那位老大姐又来传文了，一进门就径直向我走来。这次我可吸取了上次的教训，明确地告诉她，文件应该直接送给老王。老大姐听后似乎很不高兴，上次不就是你接的吗？你们处到底有没有个准谱？虽然在我的再三解释下，老大姐走了，但脸色远不像上次离去时那样好看。
　　问题出在哪里呢？很显然，如果我一开始就把问题讲清楚，告诉对方应该将文件退给老王，就不会有后面一系列的尴尬了。当然，拒绝是要讲究一些技巧的。仍以此事为例，在老大姐第一次来退还文件时，不仅要向对方讲清情况，还要使对方能够愉快地接受。如：对不起，我们处有规定，这份文件应该由老王签收，您是不是再辛苦一趟直接给老王送去？如果您实在忙不过来，我就替您跑一趟。话说到这份上，对方一般都会高兴地转身离去。即使对方真的因为某种原因请我们代劳也会心存感激的。真若如此，我们也就只能辛苦一趟了，同时别忘了告诉对方：如果老王那边有什么问题我再找您。此后如果真的遇上老王拒收等意外情况，我们再回头找她，她也不会怪罪到我们的头上了。最后，即使真的不得不由我们替她把文件传给下一个处室，那么在对方心中则又会对我们多出一份感激。
　　你说，有了以上的经历，老大姐还会第二次请我签收文件吗？当然不会。
　　这就是拒绝的艺术——在拒绝的同时，还应让对方心生好感。
　　做好你该做的事情，同时也要善于对不该你做的事情说不。
　　什么是你该做的事情呢？一是岗位职责范围内的事情，二是领导交办的事情，除此之外都不属于你该做的事情。当然，“不属于你该做的事情”并不等于“你可以不做的事情”，为了保证一个组织的正常运行，每个人在做好本职工作的同时，还应该善于合作、补充和互助，即做一些属于你职责范围以外的事情。
　　最聪明的做法是，每当你接受一项任务的时候，首先要分清是否属于你该干的事情。是，则无条件地做好；不是，则应分清责任——叫我干可以，但我这是在替你干，是帮忙。分清责任后也应有选择地做，下列三种情况最好还是不介入为妙：一是要你做的事情已经超出了你的能力所及（答应下来的事就应力争做好，做不好不如不做，不要帮倒忙），二是分内的事情已令你无暇他顾（不要种了别人的地，荒了自己的田），三是你的介入于事并无补益。前两点较好理解，第三点可能略显抽象，举个例子就好理解了。
　　大概我们每个人都有过类似的经历：你正欲外出办事，有人来给你邻桌的同事送材料，恰巧你的同事也外出未归，这时来人就请你代为收转，你该怎么办？收还是不收？
　　以我的经验，首先要看这材料是否该由你的邻桌接收，来人事先是否已经与其联系过，确认无误后可代为接收，否则最好请来人与你的邻桌通话后再接收，或者干脆请他下次再来。再看材料的紧急程度，如果不是很着急，你可先行代收，外出回来后再转给你的邻桌（应确保事后及时将材料转给你的邻桌，千万不要接过来却忘记转交）。如果材料很急，你外出的时间又较长，应通过请其他人代为接收等方式解决，绝不能自己贸然接下来。如果材料不是很重要，也无需签收，送件人决定将其放在收件人的桌子上是可以的。但此时你千万不要好心地接过来代其放到邻桌的桌子上，材料虽然只是在你手上过了一下，此后一旦发生意外（如文件丢失等），责任就很可能随之转移到你的头上了。
　　下面再说说及时的问题。准确是不失误，及时就是不耽误，就是在第一时间内完成你应该做的工作。
　　很多人都有办事拖拉的习惯，觉得反正还有时间，忙什么。其实不然，既然你已经接受了这项工作，迟早都要干，我们为何不早一些干完它呢？在规定的期限内完成你的工作是对一个人的起码要求。与不失误的要求比起来，做到不耽误似乎更难，这是由于人的惰性所决定的。不要过多地强调领导给你的（或这件工作本身要求的）最后期限，因为你随时都有可能接受新的工作，这时双重的工作可能会给你造成过大的压力，最终使工作无法达到应有的质量。另一方面，领导随时可能会将工作的最后期限提前，使你措手不及。这种情况下领导考虑的不是离最后期限你应该还有多少时间，而是在此前我已经给了你多少时间。要想给领导留下好印象，就应该学会用领导的思维方式去思考问题。
　　如果需要对今天的话题进行一下总结的话，就是：不论是工作还是责任，千万不要把它滞留在自己手里。如果不能保证及时准确地把它传递出去，不如从开始时就不接。
　　为了便于你的理解，啰唆得连自己都厌烦了，就此打住。


代人受表扬，心里有点虚


　　老生常谈
　　从上班到现在，没有人明确地告诉过我哪些工作是你分内的，哪些工作是你分外的，似乎所有的事都是你应该做的。不论是任何人指派的任何工作，哪怕你稍显迟疑都是不够积极主动，嗨……
　　＇＇代人受表扬，心里有点虚
　　第7封来信第7封来信代人受表扬，心里有点虚
　　老同志：
　　来信收到，可能是多日来从您的信里读到的诸如应该做什么，应该怎么做的要求太多了，今天突然看到了这么多不要做什么的忠告，极是亲切。特别是当我读到“一是岗位职责范围内的事情，二是领导交办的事情，除此之外都不属于你该做的事情”时，我的鼻子都有点发酸了。从上班到现在，没有人明确地告诉过我哪些工作是你分内的，哪些工作是你分外的，似乎所有的事都是你应该做的。不论是任何人指派的任何工作，哪怕你稍显迟疑都是不够积极主动，真的叫人越干越茫然。当然，“不属于你该做的事情”并不等于“你可以不做的事情”。弄清了分内与分外，再加上您教导的那些方法，应付起各种情况来就轻松多了。都说“姜是老的辣”，果然不差。
　　星期二下午，是我们公司本部各部室雷打不动的政治学习时间。今天我们学完规定的内容后，部长又拿出了一份《秘书工作》杂志，就其中一篇题为《从一件小事看办公室人员应当强化的三种意识》进行讨论。所谓一件小事说的是某市市委书记在外考察时，电话通知市委办公室信息科刘科长复印一份资料放到他办公室。刘科长将资料复印好，交给通信员放到了书记办公室。第二天，书记考察归来，又电话通知刘科长将上述资料再复印一份送办公室，接着去参加一个会议。刘科长有急事外出，将此任务交给了信息科的吴秘书。吴秘书复印好资料后让通信员放到书记办公室。通信员说：“资料昨天已经放过一份了，没必要再放。”吴秘书信以为真，随手将资料搁置一旁。书记开会回来，不见复印的资料，责备道：“办公室是干什么的，连一件小事都办不好！”
　　文章通过对这件小事的分析，指出通信员、吴秘书和刘科长三人分别缺乏的三种意识：服从意识、确认反馈意识和督查意识。
　　接着，部长要求大家针对这篇文章谈谈感想，大家都谈了一些各自的体会，轮到我了，我就把您前几封信中讲到的内容按照自己的理解谈了出来，没想到大家的反响很是强烈，特别是我们部长更是大加赞赏，说我虽然参加工作时间不长，却肯于钻研，不仅工作上进步挺快，还能悟出这么多的道理来，真是不容易。当时我的脸红红的很不自在，本想讲出实情，可鼓了半天勇气，最终还是没有说出口。您说我是不是挺虚伪的？事后我还宽慰自己，别管虚伪不虚伪了，反正您这些天的心血没有白费，您的徒弟开始给您争光了——虽然这光小得有点不值一提。
　　不知这次您该给我讲什么了，大概还是关于做事方面的细节吧？做事的内涵这样广，怕不是短短两封信所能讲清楚的。
　　您每天既要上班，又有那么多的应酬，还要还债似的给我写信，也够辛苦的，还是请您悠着点，要是累坏了身体二婶该找我算账了！
　　问二婶和鑫鑫好！


不忘事、不误事与做好事（1）


　　小爽
　　不忘事就是要从清理桌面开始改变你的不良习惯，培养良好习惯。
　　保证不误事的秘诀是要分清事情的轻重缓急，学会“弹钢琴”。
　　做好事则要善于抓大放小，做好重要的事情。
　　＇＇不忘事、不误事与做好事
　　第6封回信第6封回信不忘事、不误事与做好事
　　爽丫头：
　　得知你受到了表扬，心下甚慰。虽寥寥数语却意义非凡，这既是对你近来工作表现的肯定，同时也是对我们这种交流方式的肯定。老同志虽老，却仍改不了给个棒槌就认真的毛病，说不得以后回信的任务更得加紧点才是。
　　如果我们对做每件事情的全过程进行一下细分的话，就不难发现我们所做的每一件事情都包含着三个部分：接受——实施——交付（包括反馈）。我在前两封信里所讲的做事的细节主要侧重于前后两个环节，即接受和交付。包括怎样从领导或他人那里接受任务，这些任务中哪些该接受哪些不该接受，对该接受的任务如何保证理解准确不出差错，对不该接受的任务又该如何巧妙地拒绝；任务完成后又如何及时准确地交付给下一个环节，以及必要时向交待任务的一方进行反馈等等。
　　在后面的两封信里，我将重点说说做事的中心环节——实施，即怎样做事的细节。
　　一个人每天要做的事情实在太多了，对于大人物来说叫做日理万机，而对于我们这些小人物来说也称得上是千头万绪。有岗位职责规定的，有领导临时交办的，有同事请求帮忙的，更有莫名其妙落到你头上的。那么怎样才能保证