卡耐基成功全集之二经营管理方略-第68部分
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7。拜托他人做事时，必须说明做法及意图 以目前的各种公司来说，老一辈的主管往往会突然地对部属说“你给我
做某某事吧！”就只有这一句话，没有前后的说明，叫人摸不着头脑。因为 上司没有对部属传达他的意图，难怪错误丛生，并且导致叫人不满意的后果。
每逢你拜托他人做事时，都要不厌其烦地告诉对方做法，以及你的意图。例 如拜托秘书去订机票时，你绝对不能这样说“请你订一张某月某日几点几分
飞往上海的机票。”而应该这样说：“我想在某月某日的几点几分抵达上海 的某饭店，请你帮我订一张机票”。如果你使用前面那种说法，碰到没有座
位的话，秘书就不会为你订机票，他的理由是“那班客机已经没有座位了”； 如果采用后面的说法，把你的意图传达给对方的话，就算没有最合适的班机，
他也会为你订前一班客机的票。他能够采取弹性的处置方法。委托他人做事 时，必须把你的意图及目的都说出来，方能在毫无错误之下，很有效率地完 成任务。
8。很快听到工作报告 最近，不仅“等待指示的人”很多，甚至“等待催促的人”也不在少数。
当你苦等委托之事的结果时，对方却迟迟拿不出报告，等到催促他时，他才 悻悻地回答：“啊！我忘记了？？”或者“我以为那一件事并不急呢？？”
真叫人哭笑不得。关于这件事，忽略报告的人固然不对。但是，指示的人也 有交代不清之嫌。
为了防止这种“交错”，欲尽早获知结果，必须一开始就说得一清二楚。 只要做到这点，每逢工作完成时，部属就会拿出报告，你也不至于感到坐立
不安。这虽然是微不足道的小事，但是，只要向对方再三叮咛，就可避免时 间的损失，并且也能够提高工作效率。
9。集中精力做的事在上午进行，下午则用在会客方面 一般来说，管理者在经过充足睡眠后的早晨，头脑的运转是比较快的。
正因为如此，凡是依靠脑力的工作，你都把它放在上午进行，就连那些必须 凭对方反应而下决定的工作，也尽量在上午做完。因为到了下午脑力运转迟
钝，往往想不出最上乘的策略，所以，都应把会客的时间安排在下午进行。 会客不同于办公室的工作，经过了一个上午耗费脑力的工作之后，头部会感
到适度的疲劳，这时改为会客的话，反而能够使紧绷的神经获得松弛，可说 是一种很理想的调剂。
怎样工作更省时
1。牢记女职员的生日 整体工作能不能顺利进行，关键多在于女性职员，似乎每家公司都是如
此。即使复印一张文件，小姐们肯不肯尽心帮忙，都会影响到工作效率与工 作成果，因此很多人对女性职员都特别用心。为此，最好的方法是记住小姐
们的生日，在当天送她们一张生日卡。以小小一张卡片，向她们表示感谢， 就算她们平日对你有什么不满，也会一笔勾销。
2。多关心女职员并托以重任 以相当的敬意与关心来对待共事的女职员是必要的。除了送生日卡之
外，在她们加班工作十分疲劳之际，你可以适时地予以嘉勉慰问，或是与她
们谈谈私人的烦恼，给予一点建议与帮助。 平日这样对待女职员，在意想不到的时刻就会得到对方大力相助，比如
说临时有急事，对方会主动承担下来，很快就完成工作。无论如何，只要获 得女性职员的支持，万事都会有所依靠。
3。给领导做工作汇报时，要先打好腹稿 在对人传达要事时，若不先整理出条理，就冒然开口，往往都不得要领。
尤其是对领导做工作汇报，说话结结巴巴，不只浪费时间，更会令领导感到 不耐烦，而影响到对自己工作能力的评价。不只是对自己的同事，连对自己
家人也是一样，都要“先想好要说的话，才把人叫过来。”而且开口时，要 先从结论说起，这样，对方就会知道谈话重点，不但不会浪费时间，也不会 发生误会。
4。将好的工作程序记入工作手册 在做一件工作时，往往必须多方摸索尝试。不过，在尝试的过程中，即
使发现新的方法，一旦完成这件工作，有时也会忘了这个妙法，因此所造成 的时间浪费无法估计。所以，在你所在的单位中，如果有人发现效率良好的
工作方法，都要记入“工作手册”中，这样这个工作经验就不再为发现者所 独有，任何人只要照章行事，一定可以顺利无误地完成工作。
5。“实用工作手册”来自以往的工作经验 不管做得多么完整，“工作手册”也会有所遗漏。一种文件写法虽然已
考虑到种种情况，但为了应付特别的情况，就必须采取相应的做法。因此明 知不够完整，还是编制工作手册，将其当成“试金石”。一旦工作上发生困
扰的问题，就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本
“实用工作手册”，发生任何情况都能从中找到最有效率的解决方法。
6。在“工作手册”上详细记录零散信息 出门办点小事，却不巧赶上繁忙时，结果白白等了半个多钟头，这种情
况经常会发生，只是平常不太会感觉到，其实这些浪费掉的时间，一累积起 来，也是相当可观的。所以，为了防止这种无谓的浪费，连乍看之下很可笑
的琐碎信息，最好也记在“工作手册”上，比如邮局在哪一天哪个时间人最 少，或是哪个窗口办事速度最快？？，将这些具体的信息记在手册上，办起
事来将更为方便、迅速。
7。将经常使用的工作用语记号化、简略化 在处理事务过程中，只要在访客的名片上，简单地写上“人、住、印、
档”，然后交给秘书，她就知道该登记客户的姓名、住址、复印名片、夹入 名片簿存档。像这样将经常使用的工作用语记号化、简略化，在交待工作的
时候，可以不必在口头上——指示或写字条提醒要点，得以省去不少麻烦。 不只是一般的事务工作，连书信中经常使用的客套话也可简略化。例如
“悉”表示“来函敬悉”，“祺”表示“敬祝商祺！”等等，如此即可大大 地提高拟稿的速度，很快就可以交给秘书去打字。
8。防止厌倦单调工作的“成功画面思考法” 撰写一本书着实需要有很强的意志力，但多达数百页的稿纸，虽说用口
述录音机或文书处理机之类的现代化工具可达到很高的工作效率，不过，有 时候也是一件非常痛苦的事。在这种情况下，只要想到这是完成一本书的必
经过程，就会再次提起干劲。重要的是，如果一心只想到眼前单调的工作， 不但会心生厌烦，而且工作效率也会一落千丈。试用成功画面思考法，想象
计划成功或完成工作时的成就感，是防止这些弊端的方法之一。
9。将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来 最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，复印机自动送稿，即为
功能之一。因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看 着也无所谓，可以大大地节省人力与时间。
可是，这种精心设计出来的功能却出人意料的并未受到广泛的应用。其 原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如，在公司内部报表文件上经常可以
发现，文章是用文书处理机打在 A4 的纸上，而图表资料纸是 B4 大小。即使只 有一张大小不一，自动送稿功能的威力，也要大大减小了。因此必须首先统
一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。
10。呈送出去的书类文件也要做标题和目录 除了时间太过仓促的情况外，在对订约的公司客户提出报告时，一定要
在上面附标题和目录，同时也要求部属，在呈送任何书类文件时，都必须规 规矩矩地标上标题与目录。因为标题和目录能够使人在阅读内容之前，对文
件的整体观点与主题方向，有一个概括性的了解。乍听之下，似乎令人觉得 很麻烦，不过只要想到这项工作不但能缩短他人的工作时间，也能够缩短自
己的工作时间，其效果绝对是不小的。
11。写报告时，先将报告列在纸上，事后再一并查阅 在写报告时，即使中途有疑问或不了解之处，只要它不是个影响巨大的
问题，可都不马上去翻查资料或文献，因为或许因此暂时解决了问题，可是 却因思考中断浪费时间，反而耽误了工作进度。所以一旦有必须查阅的事项，
可先将其列在纸上，最后再一并去查资料。此外，列在纸上的问题也可以交 待他人去查，自己也不必停下手上的工作。
12。把经常使用的文字、数字刻成橡皮印
在现代的办公室中，OA 机器已经成了不可缺少的必需品，不过除了利用 这些机器之外，只要稍稍动点脑筋，还是有很多提高工作效率的方法，比如
利用橡皮印，年月日印、裁决印、裁决印住址姓名印等各种不同的印章，一 应俱全。在需要反复书写同样的文字与数字的情况下，如果一一手写，那会
耗费许多时间，所以若能将其刻成橡皮印，在处理事务上，便能省下相当多 的时间。即使要多花点钱，由于节省手写作业的时间而提高了工作效率，所
以成本反而降低。
13。一成不变地奉行领导的指示，工作的确不会愉快 经常有人发牢骚说，因为工作太无聊，所以才无法提高工作效率。同样
地，不妨不要理睬别人怎么说，以自己的方式来处理例行公事。在动脑筋想 如何以自己的方式工作的时候，会发现前所未有的乐趣，这样才能提高效率。
14。采用高尔夫球记分法，随时随地记下备忘录 喜欢打高尔夫球的人大概都知道，高尔夫球的记分卡上附有铅笔，大小
正好可放在上衣口袋，在球赛进行中，无论打到哪都可立即记下分数。除了 一般的笔记外，也应备有可放在上衣口袋且附铅笔的备忘录。即使身边没带
公事包，也能立即记下备忘录。很多业务员也都应这样，随身携带笔记簿， 不过，如果采用这种方法，随时随地都可迅速地记下备忘录。
在工作中，写公文、写书信占了相当大的份量，不过毕竟是本行以外的 副业，如果不讲求工作效率，一定会影响到业务的进度。要提高写稿的工作
效率，必须放松心情，不要战战兢兢地“写千古文章”。如果一开始就想写
出完美无缺的作品，终究只会写一字涂一字，写一张撕一张，所以不如随着 思路先打个草稿，然后再加以修改。
15。利用业余时间构思文稿 在写稿工作上，构思要费很大的功夫，毫无准备就提笔，往往文思闭塞，
难以成行，所以在写稿之前，最好在不同的场合进行构思与草稿的写作。下 了班，完全不受电话干扰地专心思索，是最适合构思的时段。而且刚从繁重
的工作中解放出来，心情为之轻松，往往会产生许多绝妙的灵感。想好了整 个结构大纲后，再用口述录音机和文书处理机，就可以迅速地完成草稿工作。
16。利用文书处理机来输入文稿 商业文件也和法律文件一样，很多都是相同的格式。文书处理机不但能
保存已打好的文章，而且还能自由地加以删除、修改。最初虽然不得不多花 一点时间来输入，不过为了日后的方便，还是用文书处理机来输入文稿比较 理想。
17。文书处理机的软盘以一张一个为原则 使用文书处理机时，必须特别注意软盘的整理方法。举例来说，原则上
一张软盘中，只储存一个资料。软盘的容量，因机种而有所不同，不过一张 大约可储存多达一本书的资料，因而容易在一张软盘中，同时存入各种不同
的资料，但是检索时就非常地麻烦，不太合乎效率原则。按种类准备不同的 软盘，不会花太多的钱，就能以易于检索的方式，将存入软盘的资料分门别 类。
18。以不同颜色的标签来区分不同内容的软盘 虽然将不同的资料分别存在不同的软盘之中，不过如果不一一显示屏
幕，还是无法了解其内容，这样就失去了分类的意义。为了解决这个问题， 一般应该采用的方法是在软盘上贴彩色标签。如会计事务所中所采用的分类
法是，绿色标签表示“个别专题”，蓝色标签表示“一般专题”，黄色标签 表示“各种表格”。按颜色区分之后，如果项目太多，为了使检索资料的使
用更加迅速，即可将储存的项目内容做成表单。
19。保存旧软盘中的资料，不断使用新软盘 和录像带一样，文书处理机的软盘可反复使用，因此一张软盘往往被使
用好几次。且大家都认为，再买新的软盘是一种无谓的浪费。输入资料要花 费相当的功夫，如果将其时间成本列入考虑，则长久不用的资料有朝一日也
会派上用场，如将其消除反而是一种浪费，所以要在一张软盘中存入有关的 资料，至于新的资料，就毫不吝惜地输入新的软盘中。
20。活页式手册既能插换页数又能缩短找寻资料的时间 不论到哪里，随身携带一本活页式手册。在下班回家的车上或就寝之前，
突然想到第二天应该继续进行哪些工作，就马上记在手册上。而且活页式手 册可随时增加页数，不要的页数也可任意抽出作废。
21。备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处” 在看书或看电视时，一旦看到想记下的文句，可立刻提笔在 B5 的活页纸
上，记下备忘录。备忘录是分项写下来的，以一页一个项目为原则，至少标 明“主题”“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期，事后重读
时，即使记得不太完整，但只要回想一下当时的状况，就可以清楚地了解其 内容，而出处则需要详细调查，可供参考之用。备忘录上如果标明这三项，
则资料就会越来越有份量。
22。在“单纯作业”时间，利用耳机充实自己 在“单纯作业”时间里，最适合利用耳机来充实自己。工作中有复印之
类的单纯作业，在复印时间内，可趁机学习语言或准备某项考试，因此可随 身携带小型录音机。经由耳朵的刺激，更可提高学习的成效，当然复印的工
作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合了，但在离开座位 去做某种单纯作业时，推广这�
