卡耐基成功全集之二经营管理方略-第95部分

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好几星期，而且很可能一次取用数本书，如果不立刻归位，一段时间后，书　架必显得凌乱不堪。
查询资料，往往所需的只是全书的两三页而已，这时，将所需部分复印　后，立刻将书归还原位，再将复印资料打孔、收集成册后，就又成一份档案　了。
利用这种方法，书籍取阅的时间很短，而且无论拿出多少书，绝不会导　致书架的紊乱。
19。尺寸不同的书籍，可将相关类型的收集成一堆　书架上的书本，有各种分类法，但一般人最主要是以书套、书籍版面的
大小或形状排列。这种方法固然可以使书架的外观看起来整齐井然，但实际　上使用起来却一点也不便利。书籍并非装饰品，有效地使用才是其最大目的，　
不应沦为室内装璜的一部分。
另一种方法是以种类为分类，例如把法律、医学等方面的书籍各旧成一　类，一般人应多采用此种方法管理书架。这种方法，比起以大小、形状分类　
更加合理且具机动性，可以完全发挥书籍的功能。
但是最好的方式是根据自己的用途、目的作书籍分类，使书架“专柜化”。　以卡文先生为例，在他的书架上有所谓的“相关柜”，柜中以法律书籍为主，　
而以民法、税法等相关书籍作接续性排列。民法、商法、税法等种类虽异，　却都隶属法律，故以专柜方式来收集。
当然，对过厚、过大或形状不一的书籍，一般人常不论其内容，而将这　些超级书放在一起。可是为了配合个人使用目的，仍各以其所属种类，放置　
于所属的柜内，且以最易取用的方式摆放。
例如，要摆置运动医学的书籍时，就可将医学专业书籍和体育杂志以连　柜或同柜法排列。这样，要查询资料时，才能缩短时间。
20。书架的柜子以“半成品”看待　书架的分柜法，最好以“半成品”来看待比较适当。例如把整套百科全
书一起入柜，虽然可以造成系列而整齐的外观，但是由于书柜是以种类划分，　以后同类书籍必会逐日增加，书架易成饱和状态。
因此，书架空间充裕的话，为了将来种类的更改，多预留空间是最好的。　使今后增加的书籍，也能有一席之地，不致紊乱排列，否则就得时时整理、　重新划分。
将有关的资料收集成册，再收入“相关”柜子内，例如遗产税的申请书　格式、遗嘱的法律条例、继承代理人的资格等相关信息，便可收集成册，也　
可加上法律杂志、判决书等相关消息的报导，复印后以“相关连柜法”予以　收集整理。
收集的工作，是永不停息的，所以对书架的整理，也是永远的，故应将　书架视作“半成品”，常常整理，使查阅资料更加便捷。


办公文具整理技巧
1。笔记用的文具准备三套：一套放家里，一套放公司，一套随身携带　工作上或读书时所用的文具，因人而异，卡文先生常用的是：圆珠笔、
铅笔、派克笔等三大“法宝”，此外，橡皮擦、圆规、小剪刀、曲别针、卡　片等，都是有助于工作的文具。建筑师等专业人员，就必须使用平行尺、丁　
字尺、三角板等制图文具。摇笔杆的人，大概只要一支万能笔就走天下了。
总之，文具用品完全因人而异，各取所需，但卡文先生之所以使用铅笔，　就不是单纯的喜欢因素，而是以“整理术”的观点所作的选择。不同于一般　
人所使用的圆珠笔，由于铅笔更正容易，不因涂擦重写而显得脏乱不整齐。
家里、公司都各准备一套文具。也多准备一套随身携带。　当然，有人会认为，只准备一套文具随身携带的话，不是很方便吗？在
家里、公司也可使用。但是，使用后若没归回原处，象有时放在家里的书桌　上或公司的抽屉里，出门在外，临时要用，只能干着急的情形很多。有时灵　
感一来，脑中闪现十分有趣的构思，但在当时无纸笔可供记录，事后也无法　完整回忆起来，不是十分遗憾吗？
如你因工作需要，要常去法院办事，花在等开庭的时间很多，也很难确　知何时办完事，因此要常利用等的时间看看书刊，或想想稿子的大纲结构，　
所以偶尔需要作个记号，或写点东西，这时身上半只笔都没有的话，是件很　麻烦的事。因此，你必定随身携带一支铅笔，走到哪里都方便无比。
在电车中阅读时，碰到某个重要的地方，也必定用派克笔划，简单却很　重要。
总之，文具用品准备三套的主要目的，是充分利用空间时间。有一点也　十分重要，就是这些文具必须固定放在家里的书桌上、公文包内和公司的抽　
屉里，无论如何绝不替代使用，如此，才能发挥效用，哪个地方有欠缺时，　也必定立刻补齐，坚持绝不暂借或替代使用的原则。
2。四色圆珠笔是区分资料颜色的利器　前面已提过，卡文先生喜欢用的三种宝器是圆珠笔、铅笔、派克笔（彩
色笔）。圆珠笔预备四种颜色是最理想的，无论是书籍、出版刊物、 原　稿，以四色笔就可发挥区分资料的重要度。例如：最重要的信息以红色划线　
作记号，其次用蓝色、黑色、绿色，校对、复习时都能立即辨知，所以四色
圆珠笔是十分重要的法宝。
曾有一位棒球评论家　K　先生（也是四色圆珠笔的爱用者），他在比赛时　作笔记或记录时，红色表示打者击一中安打，黑色表示投手应使用三振对方　
之法，蓝色和绿色是表示有关比赛的感想。所以只要一看这些代表颜色，就　能立刻知道比赛过程及内容。
在四色笔中，一般人最常用的是红色和黑色，所以墨水总是很快就用完，　常常留下其他两种墨水。想必很多人认为实在很不经济。碰到这种情况，就　
会把它丢掉，再买一支新的。站在实用及提高效率的立场而言，再买一支的　好处比较多，并不只是文具用品，节约不一定是美德。
平时，人们常使用的圆珠笔、签字笔、钢笔，而很少有人使用铅笔。非　正式文章或演讲草稿，也大多使用圆珠笔或钢笔。从方便书写及可任意修改　
的观点来看，铅笔应是比较理想的工具，既可快速地书写，又可立刻涂改而　不留痕迹，文章看起来仍是整整齐齐的，不是很理想吗！
在书上作记号划线所用的“派克笔”，虽是一件小用品，却也是整理术　中方便又重要的文具之一。
3。钢笔类的贵重品在工作上不适用　钢笔是一般生意人最常携带的物品，难免带着显示自己身份的意味，有
些人甚至喜爱外国进口的高级钢笔。其实，钢笔缺乏实用性，一点也不值得　用。
对高级钢笔敬而远之的最大理由，是因为它太名贵了，舍不得随意使用。　文具用品是消耗品，用完就丢，钢笔也是一样，这种高“贵”的钢笔若是用　
坏了就丢，普通人没那么大的资本。
由于钢笔使用的是墨水，某些纸质不适合使用；更糟糕的是，多余的墨　水在书写时渗出的话，污损纸张的机率相当高；若一段时间没盖上笔套，也　常有断水现象。
基于这些理由，一般不愿使用钢笔，也没有购买的欲望。既是无多大用　途的文具，实在无需再将它当作礼品，以免老被放入抽屉里，徒占空间。
4。可利用装名片的盒子装些小东西　对商业人士而言，桌子是主要的战场。懂得如何使用、如何整理桌面，
可提高工作效率。　桌子可分为做事、批文件的桌面，和放置各种文具用品的空间两部分。
不需多言，放置文具用品必定是抽屉。但是，抽屉常要开开关关，里面的东　西也因而晃动，如何使文具用品位置固定，而不会凌乱呢？
对于桌子的选择也是很重要的。卡文先生通常是挑两边都有抽屉的桌　子。为了整理用品或资料，桌子的抽屉多一点，使用起来会更方便。但是，　
如果对于哪一个抽屉放什么东西都不清楚的话，再多的抽屉也毫无意义。
卡文先生的桌子，左边抽屉是摆最常用的文具用品，或常用的书刊等；　右边就放些比较不重要的书刊。这是为配合左手打开抽屉、右手拿文具的身　
体自然动作的原因。还有写字一般用右手，在边书写时，也可边用左手拿东　西。
市面上常出现仅有右边抽屉的桌子，对习惯右手工作的人，事实上是一　点也不方便。
有一项原则：抽屉必须常常整理。有些桌子常附有塑胶制的浅盒子，将　抽屉分为两格，后面一格常因不易使用而空着。
为了使用方便，利用现成的文具盒子是最好的。一般认为整理抽屉最好　的东西就是装名片的小塑胶盒。这种塑胶盒的容器拼装后，和抽屉的大小差　
不多，可并列作为间隔。曲别针、邮票、零钱等小东西可分别放在名片盒子　里，取用方便，而且不紊乱。
5。书桌的整理，以便于使用为前提　书桌上除了台灯外，电话和辞典是常看到的东西。此外，客户的电话本
也是很重要的。几年前，卡文先生买了一种电话号码自动存放机，逢到　A　开　头的客户名称，按下　A　键，A　类卡片就会跳出来，可立刻查出客户的电话，　
减少翻查的时间，非常方便。
但是，科技文明不断进步，最近更出现能记忆百条左右的电话号码的电　话机，比先前的电话号码存放机更方便，更符合减少寻找时间的条件。
电话只要在书房或工作室放一台就够了，不要让电话占太多的空间。尤　其是地窄人稠的都市里，在狭小的房子的关键处、厨房角落都摆上电话，反　
而会造成许多困扰。如果工作室也这样的话，那就更糟糕了。
书桌整理术最优先的是要放些常用的东西，要用时能立刻取到。“整理”　并非指把书桌整理得整整齐齐、一尘不染的意思。尤其常用的书籍、辞典，　
可直接放在桌上，要用时，不用移动双脚就能直接拿到，十分方便。
书桌上常堆放几本翻开的书以及文具用品，一眼看去，象是凌乱地摆在　桌上，但是，这却是最方便使用，完全按照个人的需求而作的“整理”。
总之，无论别人眼里看起来怎样凌乱，只要个人使用方便，都是正确的　整理术。所以，书桌的整理重心，不是看起来冠冕堂皇或整齐划一，而是追　求高效率。
6。公文包，大小通吃　对商业人士而言，公文包是必要携带的用品之一。妥善使用公文包可提
高工作效率。事实上，人不是因工作而活的。看看以下对公文包的使用的说　明，就不会觉得这句话有夸大之嫌。
现在所用的公文包，是由质地很硬的皮革所制成的，设计也非常简单大　方，实用性很高。
一般生意人都喜欢拿　007　式的手提箱，而有些人却从来不用这种公文　包，因为它给人硬邦邦的感觉。公文包应选择能装很多东西的，比较好用且　便利。
为了区分职业的头衔，而使用特殊的公文包，而平时要随身携带的东西　很多，像重要书籍、原稿、文具用品、钱包、地图，甚至眼镜、雨伞等，经　
常都要放入公文包内。因此，公文包就好像医生的出诊皮包一样大。
公文包里应有尽有，碰到任何状况，一点也不用烦恼，要有“只要有它，　万事顺畅”的感受。选大一点的公文包，主要是因为装书的缘故，因为有些　
人有看到好书就买的习惯，所以，买了一大堆书也不愁装不下。同时把随身　携带的小东西都装在皮包里，可避免遗失的忧虑。“大小通吃”就是这个意　思。
还有公文包要选耐用的，这也是选择的重点之一。一般来说，公文包底　部接缝处如果牢固的话，就会很耐用，所以底部的牢固与否也是另一项选择　重点。
7。采用内部多层构造的公文包最方便　公文包的内部构造，最好是多层，以及有很多小暗袋，在整理或取用所
带的东西时比较方便。一般的公文包内部分为三层，有三个小暗袋，总计有　六个收藏空间，放入各层的东西，绝不会乱七八糟，而且即使在走动时，打　
开公文包，也能立刻拿到所要的东西。这种设计是最实用的。
首先谈到的是公文包里常放的东西，包括文具用品、记事本、地图，以　及雨伞、眼镜等等。还有须注意的是，为了预防万一像眼镜这种容易破损的　
东西碎裂，在出差国外时，一定要多准备一副备用。
一般生意人所爱用的　007　式手提箱，由于是正方形的，在行走很快的时　候，身体常常会碰撞到箱子的四角；在电车上，也常因车子晃动而碰撞；而　
且外壳固定，没有一点弹性，不能装很多东西；从这种手提箱拿出东西时，　只要一打开，别人就能对箱子内容一目了然，没有一点机密性是它的最大缺　点。
007　手提箱的受用者，应该不致由于可以随时随地把它当作桌子使用，　而以高价买下这种箱子！事实上，只要用档案册代替书桌也就足够了，甚至　
可以边写稿，边从公文包里拿出所要的资料，一点也不费事。所以，多方考　虑公文包的实用性再买也不迟。
另一点，是制作出差计划单。为了符合出差的目的，必须预先想好要带　什么文具、资料、目的地、拜访对象等等，有关出差的事项都列入表内，再　
放入公文包，检查时就可拿出来一一对照，看看所带的东西是否齐全，该办　的是否有遗漏。
8。多功能手表是活用时间的武器　最近的手表不但加装有闹钟或计秒的装置，更有电话号码、住址的记忆
储存装置，以及计算机等多种功能的新设计，把这种多功能的手表视为控制　时间的利器。
在车上稍作休息，将时间定在到达目的地的前一两分钟，到时闹铃自然　作响，就可以安心入睡，不怕坐过站了。对某些人而言，铃声也许小了一点，　
但另一些人较敏感，只在有响声，就能立刻醒来，所以十分有用。
像马表的计时功能，对一般人也许没什么帮助，但常用这一装置有效地　控制时间，完成工作。
利用这种计时功能，计算从地铁的月台走到马路要花多少时间，对时间　的控制非常有用。
由于职业因素，管理者常常要演讲，演讲更得注意时间，有时晚了一点　才开讲，但在演讲时不能一直看表，所以无法确定已过多少时间，这时就可　
利用马表来控制时间。“在现代，能控制时间的人就是胜利者”。这句名言，　正意味着能对定时功能作最高利用的人，便是一位胜利者。
多功能手