滴水不漏-经理人记事本活用术-第11部分

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写的尺寸才对。也就是说，它应该是像便当盒一股大小的尺寸。

□依使用目的来选择
这里指的是，以行程表为中心，亦或是包括行程表及记录栏，或是还有


其它一些必要的附加价值等，这些都与记事本的厚度有关。
但是，不论采用哪一种形式，通讯栏仍以外附（可抽取者）的形式为佳。

其它一些必要的附加价值等，这些都与记事本的厚度有关。
但是，不论采用哪一种形式，通讯栏仍以外附（可抽取者）的形式为佳。
记事本至少要用一年，因此耐久性便成为在选择记事本时的主要原因之
一，纸质及设计都很重要。当然，最好连周边文具均附带者更理想。

近来，女性携带记事本的机会也愈来愈多了。对女性而言，记事本的大
小及设计更为重要。总之，是要小巧便于携带，并且拿出来可以令人赏心悦
目者为最佳。

如果是针对女性而设计的记事本，我想应该也有专为女性而设计的记事
资料栏比较好。

另外还有所谓的特殊用途记事本，在市面上就有几家出版社专门出版此
类记事本。而这种记事本的特征，就是以记载的资料取向为主，例如文艺及
兴趣等。

我想，在最后来介绍一下我个人的记事本。

我经常会带着一个大型的背包，但是我的记事本却是一个小型皮制的制
式（SystemDiary　＝　SD）记事本。

我选择。。　SD记事本的理由有五：附加资料丰富、尺寸大小恰好可以放入西
装口袋、可记载的版面也不小、其价格亦较为低廉、采活页装订等。

活页装订可以自由装订及分配，使用起来更得心应手。不论是行程安排、
日记或金钱出入都可记入这本册子里，即使外出旅行我也随身携带。就这样，
记事本已伴我度过。。　10个年头，可说是我最亲密的伙伴之一了。我发现愈是使
用，愈是离不开记事本。


《滴水不漏——经理人记事本活用术》个人信息“宝库”


一、信息的特征

一、信息的特征
信息是客观事物的特征和变化的最新反映。事物的特征和变化是不以人
们的意志为转移的客观存在，反映这种客观存在的信息，就不能不带有客观
性。

□传递性（也叫传输性）
信息要借助于文字、图像、胶片、磁带、电波、声波、光波等物质形态
的载体，才能够表现，才能为人们所感知，所接受。信息通过载体能进行空
间和时间上的传递，从一处传到另一处。信息的传递通过信道（信息传递通
道）进行，也就是说，信源（信息的源泉，即发信者）发出信息后，经由信
道传递至信宿（信息的归宿，即收信者）。信源、信道、信宿组成信息系统
的有机整体。信息的传递手段和方式多种多样。信息传递的快慢，对信息的
效用影响极大。

□时效性
信息是客观事物的特征和变化的最新反映，必须突出一个“新”字，要
把新情况、新问题、新动向、新经验及时向领导提供，以保证领导根据新的
形势作出正确的决策。

信息作为客观事物的一种反映，总是先有事实，后有信息的。也就是说，
信息有一定的滞后性。因此，信息一旦生成，就须赶快传递，尽量减少信息
的滞留时间。这种信息的时效性，是由人们获取信息的目的决定的。人们获
取信息的目的在于利用，而只有那些及时传递出来并适合需求者的信息才能
利用。信息的价值在于及时传递给更多的需求者，从而创造出更多的物质财
富。社会需求的强烈时间性带来了信息的时间性。愈是及时的信息愈有价值，
过时的信息则价值小甚至没有价值。

□系统性
信息源产生信息有两种情况，一种是随着时间的推移断断续续地发出信
息（叫离散信息），一种是随着时间的推移而连续发送信息（叫连续信息）。
一般来说，社会政治信息是连续信息，而且具有系统性。在改革和发展的重
要时期，新情况、新问题不断出现，这就要求我们必须系统地掌握社会变化
的内在规律和发展趋势，系统地、连续地收集和提供信息，以便及时作出正
确决策。

□开发牲
从信息作为一种资料看，由于它取之不尽，用之不竭，因而可以不断探
索和开掘；从信息所载的内容看，由于客观事物的复杂性和事物之间的相互
关联性，反映事物本质的和非本质的信息常常交织在一起，加上它们难免受
到历史的和人们认识能力的局限，因而需要开发；从信息的价值看，利用信
息可以开发出新的材料和新的能源。不仅新材料和新能源的开发有赖于信息
的利用，而且新材料和新能源要得到充分和有效的利用，也有赖于信息。


二、信息的基本要求

二、信息的基本要求

□准确
真实、准确是信息的生命，只有真实、准确的信息才能使领导决策建立
在科学的基础上。因此，在整个信息工作过程中，秘书人员都要抱着对国家、
对人民高度负责的精神，坚持实事求是的作风，对新生事物特征的客观性，
如实地进行反映和描述。决不为迎合个别领导人的意图而将情况任意夸大或
缩小，人为造成信息失真。

□适用
适用，即要有针对性，适合领导利用。提供信息既是为领导决策服务，
秘书人员就需对领导者在组织中的状况有所了解：

1。他们分布在不同的组织类型中，如有的在机关，有的在工厂，有的在
商店，有的在学校。不同的组织类型往往决定了他们所追求的目标各不相同。
2。他们分布在不同的组织规模中，如大型厂矿与中小型厂矿，超级商场
与小商店，大学与中小学等等。不同的组织规模导致他们具体的工作内容和
时间分布上存在差异。
3。他们分布在不同的组织层次中，如中央与省、市、县级。即使在同一
个组织层次中，也有高层领导者、中层领导者、基层领导者之分，如厂长、
车间主任、工段长、班组长等。组织层次的不同决定了他们工作重点的不同。
4。他们分布在不同的组织环境中，如社会主义制度和资本主义制度。发
达地区和不发达地区。组织环境的不同使他们奉行不同的管理哲学和管理方
式。
这种种差异，决定了领导者的决策不仅内涵不同而且层次不同。

因此，秘书人员在收集、传递信息时，一定要有鲜明的目的性，时时处
处以是否适合不同单位、不同层次的领导者的需要为出发点。但又须看到，
任何领导者每个时期的领导工作都有其中心，都有其关注的“热点”和“难
点”。因此，秘书人员提供信息要围绕领导工作的中心，围绕这些“热点”
和“难点”。有些问题虽然尚未列入领导的议事日程，但比较重要，也应及
时报送。


三、愉快地收集信息

三、愉快地收集信息
记事本可说是个人资讯的宝库，若将记事本比喻成个人的所有情报一点
都不过分。在此除了谈论记事本之外，也顺便谈谈资讯的归集、管理、活用、
选择以及注意事项。

就以演艺界或职棒界的挖角新闻而言，有所谓“无风却起三尺浪”的现
象。而一般人对于这种现象，也多抱着隔岸观火的心态。然而一旦遇到与自
己业务有关的消息时，恐怕就不会等闲视之了吧！

社会中流通的信息有真有假。所谓信息收集能力，就是包括从各种不同
的信息中，判断信息真伪的能力。

首先你在处理信息时，都是直接接收的吗？你是否想过“这些是真的
吗”？

□收集信息的要诀是“谦虚的态度”
收集信息时不能摆出一付我什么都知道的不可一世的态度，而应该采取
自己向他人求教的谦虚姿态。重要的是要懂得附和、不打断别人的谈话。

挑起啤酒战事的朝日啤酒桶口社长曾说：“对公司不利的消息，反而是
对公司有利的宝物，应该设置专门收集坏消息的系统。”或许真该扩大胸襟
去接受逆耳之言。

虽然有所谓“近朱者赤”，然而信息并不是依靠专门收集的单位进行收
集即可，若是保持着这种“执行”的态度，则所收集的信息种类便容易有所
偏颇。因此重要的是，要有收集信息的企图（意志与意欲）及不可缺少好奇
心。

另外，信息的整理固然重要，但是信息来源的整理也不容忽视。尤其是
供做“查询的资料”最好能确保在自己身旁的场所，这样也比较方便。就如
在告诉小孩子自己去找资料的同时，身为父母亲的也应该以身作则。我的信
息来源除了社交，当然有报纸、TV，以及别人那儿得到的消息。

□信息的管理不必太严密
使前述的信息成为自己的宝库，就是所谓的信息管理。就方法而言，可
使用文字处理机和卡片、统一规格等各种不同的作法。

在此则针对信息管理的流程，简单地加以叙述。

1。如何记录信息
为了使收集到的信息成为自己的宝库，就必须以某种形式加以记录。
一般的做法是，报章杂志上的信息就利用复印（过去都是用“手写”），
耳朵所听到的信息和所注意到的事物就记在备忘录上。

2。收集信息不需要目的
有人说：“收集信息必须有目的地去进行”。
然而真是如此吗？真有必要如此收集吗？我对这种意见不表赞同。根据
我的经验，往往是毫无目的地收集，却能意外的获得一些宝贵的信息。

有人对棒球很熟悉，有人对影视界的内幕消息知道得比谁都快，也有人
对公司的状况比任何人要详细。他们难道都得为此目的而收集信息？然后再
把资料整齐地归档吗？——我想答案是很明显的。

因个人的兴趣、嗜好所收集的资讯，是不需要保持整理的。即使有必要
时，也早在无意识之中（脑海中）整理妥当了。


换言之，所谓必须保存和管理的信息，也就是对自己具有积极性功能的
信息。除此之外，其他还是偷懒一点比较好。

换言之，所谓必须保存和管理的信息，也就是对自己具有积极性功能的
信息。除此之外，其他还是偷懒一点比较好。

□保管的要点是统一规格与有效场所
就我个人而言，我使用的规格基本上是　
B5或　
SD（制式日志）型，这是
因为使用了制式每日行程表（日志）所以不得不如此。如果是使用　
A5大小的
记事本，那么所要求的规格就是　
A5或　
A4。

B5是优点是所占的空间较小，而且可以放进牛皮纸袋中，SD就放进塑胶
盒里。

在管理方面要注意的是，不要用力捆绑。可以　
A至　
E为记号来摆放资料。
例如以　
A·B·C来写一份报告时，写另一份报告时就可以用　
A·B·C·E为记
号。欲求整齐性，就不能失去弹性。

□活用所保管的信息
资讯若光只是收集，那就失去了收集的意义，所以必须活用才行。这时
重要的是“使零散的资讯文章化”。

文章化是个很有趣的作业流程。因为它是放在脑子里整理，然后把所有
的问题全部提出来，再以曼陀罗式或　
KJ法重新整理制成图表。所以在找出所
需的资料后，最后一个步骤就是只要抄录下来就行了，于是能很快速地就得
以完成　
10页左右的报告书。

□情报收集法
1。战略要明确
2。清楚掌握问题意识
3。不要想免费得到情报
4。凡事都要抱着好奇心、扩大行动半径
5。多和众人接触
6，不只聆听别人说话，更应努力尝试亲身体验。
7。平常就要广布情报来源
8。彻底扩大情报来源
（1）专家情报网：多结交专家朋友
（2）大众传播：收音机、电视、报章杂志、书籍、电话簿
（3）公家机关：图书馆、贸易协进会、大公使馆公布栏
（4）调查机构：征信社、顾问公司、技术资讯公司
（5）确保不为人所独占的情报来源
（6）封闭式情报：各种情报日志
（7）组织定期或不定期的知识团体
（8）海外情报
（9）利用新的情报收集技术
9。充分了解情报的价值
10。要获取整体的情报，而非只取一部分
11。如何取得竞争对手的情报
（1）以竞争对手的立场来思考
（2）诱导竞争对手，观察他会有何动静
（3）通过第三者进行调查

四、个人色彩的资料

四、个人色彩的资料
活页式的制式记事本，夺走了生活的空间，使得生活完全变成工作时间，
所谓“人生如战场”就是指这种情形。上班途中、午茶时间，所有的场合都
成了战场。

然而另一方面，在强调个性化的时代里，提倡充实个人生活，其所追求
的似乎是与所谓的“人生如战场”无法兼容的价值观。这两者难道就不能协
调一下吗？

除了拼命工作的时间之外，所拥有的私人时间究竟有多少——因此个人
的私人性资讯有多少能成为自己所有（内在化），这点就很值得各位去探讨。

原来所谓的资讯，是指具有个人色彩的情报。因为收集资讯的主体是个
人，以个人的判断标准，收集个人所需的知识和想了解的资料。所以资讯收
集这项作业，也可说是个人文化的再出发。

假设目前这里有一个人想前往台北的某处所。
如果他是有车阶级的人，他应该会问该走哪条路。
如果他是搭公车的人，他会问该搭几路公车。
这就是基于个人资讯所做的反应。
换句话说，资料的制作与拥有，可提升自己的价值观。


□多听、多看、少说话可获得更有趣的信息
我的记事本中所放的资料，包括万年历、十天干·十二地支表、电话服

务项目、影印的小品文、职棒名星的排行榜等等。
乍看之下全部都是与嗜好有关。其实，喜欢的东西自然就应当去整理。
与工作有关的资料，大概就只有以客户的电话号码为主的　
50份名单。
我规定自己在家里不工作，一年内带回家做的案子只有几件。因此，手

边只要一有案子，只需与公司联络就知道大纲。

感觉上，最近有很多乍看之下与工作无关的资料，却都能运用在业务上。
倘若一直抱持着“这是对这件工作有所助益的资料”的想法去寻找资料的话，
就无法真正地活用