滴水不漏-经理人记事本活用术-第3部分
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也学不好。为了要学好英文，你每天要做什么？用怎样的顺序去做？
如果你没有如此订好详细的计划的话，你的时间会在不知不觉间就消逝
无踪。
□将一天的时间结构化
我们先从一天的周期，来考虑时间的周期。
你的一天有多少时间？你在那些时间内做些什么？
如果我们将一天的时间，分成几个单位的话，会比较容易订定计划与安
排时间表。我是将两小时设定为一个单位。
从起床到睡觉，共分成
9个单位，正好完美地排成一个阶段。
划分这些单位的目的之一，是为了安排时间表。
如果能掌握一天的结构与周期，就能对自己一天的行动产生一个概念。
换言之，就是可借此思考，在不做自己做不到的事，并不浪费时间的前
提下，你一天能完成多少事，在哪些单位中完成。
以两个时间为单位，是因为对我的工作而言，它正好是一个恰当的单位
时间。因此，这个时间的单位，是会因各人的职业而有不同。
了解自己身体的周期（早起型、晚睡型），并配合之。创造出自己的时
间周期，就可以更有效率地去运用时间。
请注意，分割时间并不单只是像手表般把时间区分成许多单位。
我们应藉着重新用自己的眼睛，自己的头脑去看时间，相信一定能有一
些意想不到的发现。
而使我们有这种发现，就思维了不起的地方。藉着这样的过程，使我们
产生足以创造有创意的生活的眼光。
早上
1个单位，下午
2个单位，只有这
3个单位才是工作的时间。除非
有特别的事，否则绝不超过。这就是我的周期。
只要思考今天要在哪个单位做什么事，时间表的安排就算完成了。
有特别的事，否则绝不超过。这就是我的周期。
只要思考今天要在哪个单位做什么事，时间表的安排就算完成了。
在掌握一天的周期与结构后，再来掌握一周的结构与周期就可以了。
一周的循环，是由左下而右弯上，再转至右下告终的循环。至于这一周
是否有高潮，或较为平淡，就要依计划与时间表而定了。
掌握你日常生活的一天的周期化与一周的周期化，就是你是否能逐步完
成计划与时间表的要诀。
月周期与年周期，对我们而言是过大且难捕捉的，比较起来，一周在感
觉上比较容易掌握。掌握这种让人有概念的时段，就是安排时间表的窍门。
以思维的运作，捕捉来去无影的时光，并以周为单位，使之充实。事实
上，当以周为单位时，即使其中的一天被浪费，仍有机会使这一周充实。
“使自己生活充实的要素”，或许很难在一天之内完成，但如果以周为
单位的话，就可以星期来分配每一天的性质，甚至有时一天都玩掉也不要紧。
以星期几来决定每天的性质，从快乐的星期五，转变到快乐的星期四，
运动或文化的星期三，旅行的周末等，已相当一般化了。
所谓以一周为单位，安排生活计划，是说最好在星期几开会或商谈，在
星期几最好能看书或上课，好不容易才拍下的录像带该在哪一天看。。，给
每一个日子，一个独特的个性。
通过思考可直接用做时间表的笔记。只要在各栏的左上角写上日期即
可。
你的一周，是怎样的呢？
□月计划就是模拟安排各课题的时间表
通常记事本上的月时间表，每个月只有一张。
如果你的时间表安排是被动的，你只要记入一些既定的事的话，一张也
就够了。但如果你想安排一个具有积极性的时间表的话，由于必须尝试一些
模拟或错误，可以随心所欲多用几张，会比较方便。
所以如何活用月计划用的设计纸，同样也是安排时间表上的诀窍之一。
你只要在这一张月计划设计纸上，用荧光笔将例假日标出，再将并排于
上部的月份标出，就可以随你的需要，去安排许多不同的月计划。
你也可以依计划来做时间表，或分公与私来安排，这样你就可以打破一
个月一张时间表的概念，想出一些新的用法。
但月份计划表，绝不能成为行动的计划表。
这张时间表是帮助你提醒你本月份的约会，或让你可以看见一个较长时
间的预定，每天的行动仍应思考。
请不要忘记，明日时间的情况与充实时间，是完全不同的。
三、以年计划来掌握宝贵的光阴
三、以年计划来掌握宝贵的光阴
有
53周，以周为单位，制造一些变化。因为每周都各有特色，生活
也随之多彩，自然也就不再是一成不变的苍白岁月。
这种设计，就是充实人生的智慧。如果更极端点的话，一年只需要这个
年度计划及一周或一天就足够了，其他的设计纸没有也无妨。
因此，我们在笔记中，准备了这个年度计划指引。
这个年度计划指引详细地标出了例假日等，使我们能好好掌握住一年的
时间。
我们可以边注视这个年度计划指引，重组我们对时间的笼统印象。在这
附近该做这件事，又快到了该做那件事的时候了，在这周休假怎样呢？。。
以这种方式将一年的时间计划，区分出来。
只要去思考一下，就会明白的。结合计划与时间表，能赋予抽象的概念
一个具体的形式，一个行动性的印象，使时间能更有效地被运用。
请将一年，这一个长而抽象的时间，与今天一天的行动这个具体概念相
结合。在其中亦可使用月或季，甚至更短的周等时间的单位。
而如何取时间的单位，与如何使各单位连络，就是结合计划与时间表的
秘诀所在。
我们也可以将时间的单位，改称为时间的周期。这么一来，就会牵涉许
多个人性的问题。
这不仅是将时间的单位，分割成长与短的技术性的问题，还会因个人的
生活方式、想法、工作而产生很大的差异。因此知道自己的“时间的周期”
或去创造它，就是善用时间的秘诀。
所谓周期，就是你办事所采用的周期效应。
四、时间表有两种形式可灵活地加以运用
四、时间表有两种形式可灵活地加以运用
我的工作多半是一个人思考、设计，因此在一天的哪一个时间单位内工
作，比较无大碍。如果当天有什么突发且非完成不可的事，也没有必要立刻
记到时间表上，事实上也不可能如此做。
相反地，与人见面，或在特定场所（如摄影或录音等）进行的工作，或
与其他同仁一起做的工作的话，时间大致都会被限定。而且这种时间多半是
不容更改或错失的。因此最好使用有时间刻度的时间表。
所以，事实上时间表是有两种形式的。
也因此，我特别设计出能满足自己所需，将时间细分化及将必须完成的
事列出的日计划时间表及周计划时间表。
要充分地运用时间，最重要的就是产生一些东西，创造一些东西，或完
成一些事情。
忙碌无比，却一事无成，是最令人觉得空虚的。
掌握是为了使你充分运用时间。
五、时间表管理之道
五、时间表管理之道
与对方通过电话，确定了对方及自己的时间及约会讨论的重点之后，就
可以将日期及时间记入记事本中了。
翻阅记事本，记入一些定期召开的企划会议时间。整个时间表都被填得
满满，黑压压的一片。这个月又是一个忙得不可开交，连喘口气的时间都没
有的月份。。。
如果，时间管理是如此这般的话，就太没有效率了。每看到这样的日程
表，就会感觉烦躁。每天被时间所追赶，不得稍有松懈，人生将是多么地乏
味呀！
至于我在时间的管理上，是将这些区分为“时间管理”与“行动管理”
两个部分。
□使自己不要太匆忙
所谓“非做不可的事”与时间有关的项目之中，可以大略区分为两个部
分。
第一就是“什么时候非做不可”，另一则是“什么时候非完成不可”。
而所谓的“日程管理”，简单地说，就是把这两点在
自己的生活中，适度地加以分配。也就是说“不慌不忙地工作”，而非
撵鬼似地忙成一团。
虽然在记事本上安排了密密麻麻的行程，但是却使自己毫无充裕的空
间，我想一样是毫无效率可言的。若想制作“不慌乱的行程表”，以下几点
绝对必须考虑。
1。长期、中期、短期的日程表具有互动关系。
2。非做不可的工作要列于表首。
3。结束时间已决定的工作之前，要作倒数记日的记录。
4。 由自己所订定的约会，要配合对方的时间。
5。来自对方的约会，也要配合自己的时间。
不妨想想，当我们还是孩子时，是如何渡过漫漫暑假的。一旦把大约。。 60
天的暑假安排得密不通风，自己的行动也同时被局限得死死的。因此，到不
如把暑假作业完成了之后，再去旅行或游玩，时间安排得妥妥贴贴来得好些。
有时候，全家要去旅行的日期，却又有朋友来相邀，这时候是最令人感到左
右为难的时候了。如果对方的邀请与自己的时间无法配合的话，就选个自己
喜欢的旅行吧！
工作也是一样，重要的事情一定要能区分出“什么时候该完成”以及“什
么时候开始进行”，如此才能有妥善的管理。
□利用颜色及记号区分
这个部分，在日程表上也占有相当重要的地位。
一般记录栏的空间都相当狭小，想要在这小小的空间里记下大量的内
容，就必须有相当的工夫。
1。善用色彩。
2。利用自己设计的记号及代号。
3。定期的重要事项等，记下已知的时间。
4。例行性的事项，不要全盘记录其中。
5。5。
6。尽量选择横向书写方式。
在记录行程表时，利用。。 4色原子笔，公私事件即可一目了然（公事用蓝
色、私事用红色。另外。。 2色则是杂记用黑色、已处理事项用绿色删除）。以
颜色区分别无它意，而是可以在纸面上看出还有哪些未处理的事项。
此外，当预定行程有所变动时，则以修正液加以修改，再以适当色彩的
笔记入，对预定行程的变更可一目了然。
□时间管理的技巧
1。作可同时进行的事。
2。 保持较轻松的状态，同时需有适当的紧张，并集中注意力于事物上。
3。发言需和行动有所关联，而且要简洁。A。 避免下列发言：纯为解释、
重复不变、和行动无关的发。。 B。 不要发表感想性的发言，例如“原来如此”、
“相当不错”等，而应发表和下一个行动有关，而且有建设性的发言。4。不
要想一个人独立解决问题。A。积极请教专家；B。积极地授权；C。有效活用别
人的时间。5。不要积聚工作。6。有效利用等待的时间、零碎时间。
□以速度管理时间1。集中全力于工作之中。2。除非时机不好，否则便
当场决定并付诸行动。3。勿囤积工作（未处理之文件）。4。 不要漫无计划，
事先限定好结束的预定时间之后再逐步执行。5。主动打电话联络。□以核心
思考管理时间。。 1。在短时间内掌握核心及骨架。2。尽早以当事人的姿态融入核
心。
3。明确把握住战术上的重点和问题点，而不要将时间浪费在重点以外的
地方。
4。 加强筛选的能力，以便有效率地从众多情报中发掘出真正有价值的情
报。
5。情况虽混乱，也不要中断。
6。提高速记能力，并牢牢记住事情的核心和骨干，以备下次之需。
7。当场转换思绪，集中精神。
□确定时间表
·一天的时间表
日志时间表，是可以将最具体的内容记入的行程表，通常是将一天分记
在一页或两页之中。
但是，通常我们并不使用日志型的记事本。因为这种型式的记事本，常
常会使预定项目与杂记项目混在一起。日志型的行程表，只使用于特别的用
处（例如：旅游等）。
然而却极适用于分类使用。也就是记事本中分为日志及金钱出纳等，是
公司保存业务报表的一种。
大体而言，市面上出售的日志行程表可分为“预定及摘要”两部分。亦
即“应完成事项、时间表、摘要记录栏”等，这些是记录日程表的三大主干。
我们并不将行程表分此三部分，而是以另一种形态去处理，亦即“今日
应做事项”、“今日预定事项”、“今日记录”等三个主干来记录。内容分
述如下：
1。预订事项记录于周志日程表。
2。本日记录则记载于市售的周志行程表上，以此代替日志。
3。应完成事项记载于别表。
日志一天需要一张纸，一个月就要
3O张。但是以我们的方法，则只要
5～
6张即可。
但是，因为这种方法会使预定事项与摘要记录分离，日后在整理上可能
会有困难，因此这是它最大的缺点所在。
·作记录有趣的一面
前面我们已经谈过，日志时间表是由“预定事项与摘要记录”所构成。
现在，就让我们再深入地谈一谈。
在日志的某一页中，事先记录预定要做的事情。当然，也有人到当天才
记录的。
而且，一天过去了，事情也结束了。。而摘要记录栏内却还记着当天的
事情。
经过了数年，连续的记录就成为连贯的行动记录，这种记录资料很容易
就可唤起我们的记忆，这个时候，它不仅只是记忆而已，保存它，作为日后
参考之用，实在具有相当大的价值。
不论是从事什么样的业务，一定会预定一些年度大事。例如：4月份的
新工人培训、冬天时间的防霜害准备。。等等。这时候，因为有了往年的记
录，于是这些旧记录便成了一项有力的参考依据。
这种“记录性”具有日志及日记两方面的功能。
日志是以事实关系为重点所作成的记录，小学生的家庭联络簿就可以作
为代表。因此，业务日报及金钱出入等项目也许可以归入此一类别。
与日志有些类似的是日记，日记里会融入个人的感情及情绪。如果能够
把这两者巧妙的放进我们的日志行程表里，将会是一本参考性颇高的个人
史。
·确定一周时间表
前面我们已经提到，基本上我们的行动是以“周”为单位，所以行程表
也是以周而完成设计。
一般而言，所谓一周即代表行动的一个循环。所以大部分�
