滴水不漏-经理人记事本活用术-第6部分
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要是我的话，我会这么说：“备忘是为了记录可能遗忘（的事情）之用”。
人类如果不是善忘的动物，就不需要备忘录了。换言之“有了备忘录就
可以忘记”。
因此，接下来若是论及看着备忘录才想起的备忘录书写方法，就没什么
意义。那么以下所谓的容易令人回想起的备忘录书写方法，又是指什么呢？
有一位名叫
H·艾宾克豪斯（1850～1909）的德国心理学家，他的最大
成就是针对人类记忆与其能维持的时间所提出的研究报告。
以下是实验目的，“记忆毫无意义的文章，以测验出随着时间的经过，
人类还能记得多少”。
有人根据艾宾克豪斯所获得的“记忆的比例与时间的经过有关”的实验
结果，而认为“人类是善忘的动物”。但在此我所要讲的重点是，这个实验
所研究的是对无意义的文章记忆比率。
无意义的事是任何人都会忘记的，但反过来说，有意义的事就应该很难
忘记。
例如，为了要背诵历史上的年号，我们可以将年号以谐音的方式，编成
一串有意义的句子以便记忆。这样是赋予枯燥无味的数字一些有趣意义，以
强化人类的记忆。
而另一种强化记忆的方法，就是相关事物的联想法。你是否曾经有过在
学校考试时，举目看教室外的风景和黑板的样子，试图联想出那些怎么也想
不起来的答案的经验？
而这种“赋予意义’和“拥有许多供回忆之用的相关信息”的方法，就
是为了强化记忆。
换句话说，使用谐音串连的句子，赋予备忘录意义，就比较不容易忘东
忘西。而且情报量越多越好，反而能因此记下来很多事物；这两点也就是我
们要谈的写备忘录要诀。
□为了创新构想而作备忘录
把现在所想到的事，随意写在纸片上。但是请注意，一张纸只能记一件
事。
等纸片累积到
50张左右，你根据现在所要做的主题将
4～5张纸片分成
一组。过程中自然有不少错误的尝试，因此最后大致可分成以
10张左右组成
的一组。
即使有许多组的张数非常少，你也不必在意。而不包括在主题内容范围
内的纸片，也不必把它丢弃。进行到此阶段，就已完成了准备工作。
请试着找出能将这些小组串加起来的句子。甚至，以小组中的话语为关
键字，写出两张稿纸的文章。
如此之后，你的脑海中，应该有相当具体化的概念。
▲书写备忘录的
10大要点
供回忆用的情报是越多越有助益，所以一想到事情就记录下来。
常听人说：“情报必须经过筛选”，但我以为情报的定义是“就算目前
役价值也不可丢弃，而且保留得越多越有助益”。因此要尽可能的多记录一
些资料。
所记下的情报中，有一些是业已被其他活动加工过的资料，直接可作为
记录保存下来的。若能善加保存的话，将可作为极佳的个人资料。
备忘的事项原本是片断的，各个之间都没什么太大的意义与关联性。但
若是聚在一起的话，将可能从中寻找出不少资料而能创造新意。
二、备忘录的五项要诀
二、备忘录的五项要诀
记事本的版面空间极为狭窄，在这有限的空间中，要尽可能地记下所需
的资料。了解了基本要诀的话，将可减少在时间和体力方面的浪费。
□善用标题
在这里提到的标题，不必把它想得很困难，而只是要使所说的话让别人
了解即可，最重要的是把。。 5W1H加入。写备忘录是不可能把所有资料全部记
下，因而记入备忘录中的资料是有选择的。换言之，既然是写备忘录，写到
某种程度也就够了。
我对于构思、资料、留言所使用的备忘录，首先都会写上
日期，这点常为人所忽略。因为写上日期的话，事后不论是再整理或再
阅读也都十分方便。
例如写电话留言时，就记下“91/08/24 ××送来货品”，最好连时间也
记下。
□内容只须记重点
备忘录是以速度决胜负，不能像写文章似的长篇大论，而是以条列式的
重点短文书写。会议、演讲、电话留言只要记下关键字，事后能还原至相当
的程度即可。不过在这种情况下，要多汇集可作为资料来源的关键用语，并
尽可能及早整理关键字汇。
□数字一定要记下
当客户打电话来问：“××商品还有存货吗？”。但很遗憾的是已经卖
完了，于是对方又问：“何时可再迸货？”
这时就非答不可。除了回答“我不知道”外，若是回答道“还有两星期
左右”以及“在下个月。。 5号左右会进货”，这两种回答哪一种感觉比较有诚
意呢？
我想大多数的人都会选后者，因为这种回答比较具体，这就是数字所具
有的最大功用。数字在越复杂的内容中，就越能发挥其说服力，这点请各位
多必记下。
写备忘录时也是一样，要尽量写上数字。可能的话，还可以加上图解、
表格等形式来表达，如此将会更正确。
虽说是图表形式，但本质上仍是备忘录，只要以几个点来画图表，再加
入座标，即可描出大致的情况。总之，不必太在意细微的部分，只要能看出
重点的所在，这才是写备忘录的重点。
□以“5W2H”整理备忘录
备忘录所书写的内容要有意义，但是有时候备忘录也必须加以整理。在
这时若能知道备忘录的整理要诀，那可就方便多了。
这时的备忘录（尤其是业务上的备忘录）必须以。。 5W2H为基础来思考。
①Who（谁）负责人、协助人
②Why（为什么）目的、理由
③What（是什么）主题、作业内容
④When（何时）期限、时间
⑤where（何处）场所
③How（如何）方法、顺序、手段
③How（如何）方法、顺序、手段
反过来说，写备忘录时，应考虑在事后记录者能立刻回想出这些内容。
至于接到命令或指令时，这。。 7个项目也都能有效地派上用场。
□以书签代替备忘录
看书是我的嗜好之一，而阅读书籍时，我常把书签夹在书里代替备忘录。
当有中意的内容时，能够迅速就书签抄写在该页，而不会在一转身或接电话
时就忘了。因此在写报告或作文章时，整理起来就很方便。因为事后再阅读
时，也比较容易掌握内容。而留言用的备忘录，专有名词、时间（日期）、
数字千万不可遗漏。常有访客来访但要我的对象不在，而有代收名片的情形。
这时若在名片上稍加注明，它所具备的情报价值就大不相同。
还有在帮他人写备忘录要比写自己的更谨慎，这虽然并不容易，但也值
得去学习。
三、备忘录有哪些
三、备忘录有哪些
在会议中对主持人与发言者的记录方式是不一样的。因而备忘录的重点
整理，也须依人或情况而有所变通。
1。主持人·记录者的会议记录
主持人与记录人员的配合程度，是会议能否顺利进行的关键。若以棒球
来作比喻的话，就相当于投手与捕手之间的关系。
其中最重要的是，一开始要让所有与会人员都知道参加者的姓名。因此，
手边除了要有参加者的座位顺序的备忘录外，似乎还应该配置名牌。
另外，还应该有整理参加者意见、引导其他话题的技巧等，而事先也应
准备能记人发言者意见的纸张。当然事前也不能忘了进行过程中，时间上的
分配与控制。
2。参加者·列席者的会议记录
既然是谈论自己的意见，就应积极地以自己的观点来论述。若是事先已
知道会议的内容，那么与会者就有收集资料的必要。以记事本来整理的话，
最好是使用携带型会来得比较方便。
有一位善于整理情报的
T先生，他就在纸张上画出会议中桌椅摆放的图
形，并将发言者的意见以漫画的方式记下。在视觉效果上，这的确是个很有
趣的点子，而会议的报告书，则以影印记事本的方式提出。
我想不论在任何场合中都一样，最浅显易懂的方法就是一条条列举出
来。习惯于条列式的做法，可说是书写会议备忘录的最佳方法。我是以助词
来连接数个关键字，写成有意义的短文、断句等方式，以进行条列记录的工
作。
由于备忘的纸张很小所以容易写得乱七八糟，但是我们应该抱着为了易
于了解“即使浪费纸张也是应该”的想法。
3。多参加会议或聚会以磨炼本领
常有许多没什么名气的人聚在一起的会议，我曾经出席过好几次这样的
会议。
这类的会议，一开始多半是彼此互通姓名，这样可以比较容易提出意见。
事后，也得向公司提出报告书，所以仍得写备忘录。写报告书固然辛苦，
但扩大人际关系所获得的喜悦，却远远超过书写报告书时的枯燥无味。
无论是怎样的会议，只要掌握到会议的流程，就不会有白白浪费时间之
虑。然而，这其中是否有捷径呢？
遇到自治会（如大楼或社区的管理委员会）与
PTA（学校之姐妹会、家
长会）等会议时，就可以趁机训练本领。对其他的出席者而言，或许对拙劣
的会议感到厌烦（例如婚礼），但若是抱着自我学习及试试胆量的心情，有
机会的话就该接受。
参加这类的会议，大致说来都有助于双方共同体的建立，而且在孩子面
前也有助于重振父（母）权的效果。
4。会议记录
一谈起会议记录，可能马上就会有人说：会议记录那还不简单，有个本
子就可记，没有本子，找张纸也可以记。这事儿谁还不会做？其实不然。在
会议活动当中，作为与会人个人，根据自己的需要随便记点儿什么是一回事，
而作为会议活动中的一项工作，作为会议的组织者根据工作的需要所安排的
会议的正式记录却又是一回事——个人记录随随便便可以，而真的作为会议
所正式安排的记录，要随随便便记就万万不行了。
而作为会议活动中的一项工作，作为会议的组织者根据工作的需要所安排的
会议的正式记录却又是一回事——个人记录随随便便可以，而真的作为会议
所正式安排的记录，要随随便便记就万万不行了。
实际情况就是这样：会议记录看似简单，其实并不简单，其中也大有学
问呢！
（1）会议记录种类这实际的会议活动当中，会议记录的形式多种多样。
如果依据特定的标准对会议记录进行划分的话，可将会议记录划分为以下几
类：①依据记录的方式，会议记录可分为手工记录和自动记录（录音、录像
和电子计算机语文自动转换系统）；②依据记录的载体形式，会议记录可分
为文字记录、语言记录和图像记录；③依据记录的繁简程度，会议记录可分
为详细记录、简要记录和摘要记录；④依据记录的会议性质，会议记录可分
为正式记录和非正式记录。就是在以手工所进行的文字记录当中，如果对记
录的形式作进一步的划分的话，又可以分为通用文字记录和特定符号记录（速
记。）
（2）会议记录作用会议记录的作用主要体现在以下两个方面：①晓喻
作用。即通过特定的记录形式将会议进行的情况记录下来，之后，利用会议
记录向更大范围的人员传达、告知，使更多的没有参加会议的人员，通过会
议的记录而了解到会议的有关内容。②凭据作用。会议记录的凭据作用亦体
现在两个方面：其一，在会议进行过程中，会议主办者若要撰制反映会议情
况的其他文书，如会议简报、会议纪要和会议总结等，也通常都要从会议记
录中获得有关会议的基本情况和素材，从而使会议记录成为撰制其他会议文
书的凭据；其二，是在会议之外或会议之后，当有关人员对会议的有关情况
产生了某种不确定性的时候（加以对会议的一些内容产生疑问、歧义或因各
种诉讼活动，而需要对会议的某些情况作出证实时），会议记录都具有并可
以显示极好的凭据作用。
（3）会议记录规则所谓会议记录规则就是作为会议记录人在记录过程
中必须依循的基本原则。会议记录的规则主要有三条：①记录要素要完整。
即不管记录的繁简程度如何，都要保证在记录中将会议的一些基本要素记下
（如会议名称、时间、地点、参加人、列席人、主持人及会议内容等），不
可缺项。②记录形式要得当。首先在记录的载体形式上选择要得当，如究竟
是采取文字记录的形式还是采取音像记录的形式，这要从实际的需要和效果
考虑。其次，对记录的繁简程度的掌握上也要得当，要根据会议的内容和会
议主持人的授意，当繁则繁，当简则简。③要忠实记录。即记录人在对会议
上发言、讲话和插话作出记录的过程，应忠实于讲话人讲话的内容，既不能
对讲话人所讲的内容随意增删，也不能曲解人意或把自己的意见强加于他
人。
（4）会议记录格式会议记录一般由两部分组成：①会议的基本情况。
如会议的名称、会议时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人等。②
会议内容。对会议基本情况的记录，有记录人自行记录和填写会议记录单两
种方式。在实际的会议活动当中，属例会性质的工作会议、办公会议，因使
用专门的会议记录本记录（注意：不要使用活页式记录本，会议记录本应有
页码编号，并保证其页码完整、不缺损），所以，多采取第一种方式；一些
专题会议或代表大会的记录多采取第二种方式。
用专门的会议记录本记录（注意：不要使用活页式记录本，会议记录本应有
页码编号，并保证其页码完整、不缺损），所以，多采取第一种方式；一些
专题会议或代表大会的记录多采取第二种方式。
会议名称会议时间19年月日
午时分至
时分
会议地点记录人
出席与列席
缺席
会议主席审阅签字
主议要题
发言记录
（5）记录人会议记录人是由会议主持人、会议组织者指定或受与会人员
的委托，负责对会议进行的情况作出正式记录的人。在会议活动中，会议记
录人具有特定的身份和�
