哈佛模式－职业经理人-第40部分

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问题，一边又惦记着马上或明天要交差的工作，即使想集中精力，也是办不到的。预先限定某项工作完成的时间，也有助于排除干扰，集中精力。工作无限
时，什么时候完成都行，就等于什么时候都完不成。只有定下何时完成的时间目标，将自己全部投入到工作中去，引起一种精神上的兴奋和紧迫感，才能排
除各种干扰，争取时间。
从客观方面来讲，干扰的来源比较多，如工作环境不好，人声嘈杂，也难于集中思想。但主要是来自三个方面。首先是来自上级机关的干扰。正当你在
聚精会神从事某一工作时，上级突然通知你必须完成另外的工作，会使你原来的工作时间被迫中断，以后又重新干，浪费了宝贵的时间。但上级布置的工作，
包括临时性的任务，下级必须完成。为了不使上级经常干扰自己的工作，可以采取如下措施：一是定期向上级汇报请示工作，使自己的工作与上级的意图或工
作计划一致起来，这样上级就不会经常提出一些干扰你的时间的事情了。二是尽量使自己的预定工作日程安排与上级机关的日程表同步，二者互相协调起来，
就会减少对你的时间干扰。
　　其次是下级的干扰。下级有事必须向上级请示，这往往会干扰上级管理者的时间。但对下级或部属的请示，作为上级领导又必须给以解决。为了排除时
间上的干扰，可以采取以下方法：一是规定一定的时间，作为检查下属工作，解决下级主要问题的时间，这样，就可以避免干扰。二是向下级机关授权，制定
各类干部的岗位责任制，上级管理者只管方针政策，管宏观控制与协调，最后检查与监督，至于每件事如何做，由谁去做，都应由下属自己去解决。这样下
属才不会大事小事都来请示，也就减少干扰你的时间了。
再次是来访者的干扰。作为一个管理者，必定会有员工来拜访你。只要来拜访你，不管是什么人，必定都有拜访的理由或事情，不接待当然是不行的。
但那些芝麻小事、邻里纠纷、叙旧扯家常之类的拜访者，或者开口千言，离题万里的拜访者，毫无疑问会干扰你的时间安排，破坏你的工作和生活节奏，是
必须尽量减少的。可以采取以下办法：一是设一道秘书或办公室防线，凡来访者先由秘书或办公室工作人员接谈，只有他们认为必须找领导时才可直接接谈，
凡他们能处理或解决的事均授权他们处理，这样可以减少接谈的人数。二是必须见面接谈的要先预约好见面的接谈时间，这就在某种程度上控制了来访者的
时间干扰。三是接谈时要说明接谈的时间，或事先告诉秘书，到规定的时间进来通知说，外面还有什么事情要你去处理，这样双方都有时间感，不会东扯西
拉。四是接谈要开门见山，紧扣主题，不要让来访者把话题扯到一边去。五是已经谈完了，来访者因为没有达到目的或不完全满意，而仍磨磨蹭蹭不肯走，
管理者可以采取如下方法：明确告诉来访者，谈话已经结束，自己还有工作要处理；或者站起来把来访者引向门口；或者看手表或挂钟，示意时间已到；或者
取出文件来批阅，等等。管理者可以根据不同的来访者采取不同的方法，尽早结束会谈，排除时间干扰。
（二）时间节约
1。办公室规范化
　　作为一个职业管理者，每天有三分之一到一半以上的时间要在自己的办公室里度过，所以办公室如果搞得乱糟糟的，要什么找不到什么，或者必要的、
不必要的都堆放在办公室内，工作起来也会大大浪费时间。
　　整理办公室与处理家务的原则基本上是一致的，即是方便、固定。什么东西摆在什么地方，要使用起来方便。所有的东西都应该放置在固定的地点，决
不能随便乱丢。整理办公室首先是办公桌，有的管理者的办公桌象个工艺品陈设柜，摆满了各种装饰品，玻璃板下放着朋友和家人的生活照，每天在欣赏这
些东西中不知不觉地浪费了时间；有的管理者办公桌上堆满了各种报纸、杂志、书籍、文件等等，给人以混乱不舒服的感觉。找一份材料得翻半天，也大大浪
费了时间。所以，办公桌要规范化。凡不需要的东西，一律从办公桌上拿走，只放上真正需要的东西，如电话机、台历（备忘录）、笔筒、墨水、台灯和一个
时期经常使用的资料或书籍。在办公桌旁再放一个合适的书架或文件柜，把文件、资料都分门别类地放在里面，贴上标签或文件代号，同时经常注意整理，
随时去掉那些无用的东西。这样，使你工作的环境井然有序，需要什么信手可拿，就大大提高了办公的工作效率，因而也就节约了时间。
　　要习惯于使用备忘录。每当接到一个会议通知，或者突然想起一件必做的事，或者每天必须要做哪些工作，都可简要地写在备忘录上，你一眼就可看到，
用不着白天黑夜去想还有什么事没有做完，从而节约了许多时间。过一段时间后，把备忘录归纳整理，又为你总结工作提供了材料，以免东翻西找，七拼八凑，从而又为你节约了许多时间。
2。简化工作
　　任何一项工作，只有简化到不能再简化了，才能最大限度地节约时间。因此，简化工作也是节约时间的技术之一。简化工作可以有许多途径，如取消、
合并、重新排列、变更、取代等。对任何工作或同一工作的任何步骤，首先要问一问，它是不是一定必要的？它能否取消？对不起任何作用的工作，或者不起
任何作用的工作步骤，该取消的就应取消。如召开一个全部员工参加的大会，如果能用召开干部会议，分别传达的办法解决，可以不召开大会，就节约了时
间。把两个或两个以上的工作或步骤合并起来，就可以获得和取消相同的结果。例如：服务于同一目的的两项工作，在形式上既有相同之处，又有不同之点，就
可以将二者合并为一，这样就可节省重复劳动的时间。重新排列就是改变工作步骤的顺序，按工作内容的客观规律办事，不至于绕圈子，走弯路，当然也就节约了时间。变更就是改变工作方法，用最恰当的方法处理问题，虽然结果相同，但减少了环节，也就节约了时间。取代就是把某种要素换成其它更为合适的要素，例如把用通信联系改为用电话或E…mail联系。由于联系的方法变化了，也可以节约时间。因此，管理者对任何工作，都应该问几个为什么，为什么这个工作需要做？这个工作的关键是什么？应该在什么地方做？什么时候做？谁
去做最合适？最好的做法是什么？有了这一连串的思考，就在你的头脑中将工作简化了，因而无形中节约了你的工作时间。
3。集中使用零碎时间
　　管理者要善于集中零碎的时间为一个整体，整体的时间比零碎的时间起的作用更大。比如一个职业管理者，员工要求找你谈话，汇报思想，解决实际问
题的很多。如果天天有人找你，甚至一天有好几个人找你，就把你的整块时间穿插得零七八碎，什么事也干不成了。在这种情况下，如果设立“经理接待日”，“知识分子工作接待日”，干部群众都在这一天来找你，就使无规律的零碎时间
变成了有规律的整体时间，同时也保证了其它的时间成为不受谈话干扰的整体时间，你的工作效率一定会提高。同样，管理者找顾问或下属谈话，也不能今
天谈一下，明天又谈一下，而应该事先通知顾问或下属谈话内容，让其作好充分准备，每次谈话不超过一个半小时，在这一个半小时内，除了极特殊的情况外，一般不接电话，不会见任何人。这样，也把零碎的谈话时间相对集中起来，
提高了时间的利用率。
　　管理者除了集中零碎时间外，对于不能集中的零星时间，也要学会灵活使用。如开会前的15分钟，到医院看病候诊的15分钟等等，都可以利用来看一点书，整理一下工作日程安排表，写一张明信片。一天利用15分钟的零星时间，
一年就是11天。如果一天利用两个15分钟，一年就是22天，几乎抵得上一个月的工作日了。阿列斯·伯雷在《怎样度过二十四小时》一书中说：“一天的时
间就像大旅行箱一样，只要知道装东西的方法，就可以往里装进两倍之多的物品。开始不要把东西扔到箱子的正中间，而是不留缝隙地往四个角和箱子的边
缘填充，最后再向旅行箱的中间填。如果毫无浪费地使用了四个犄角旮旯的时间，你就可以把一天的时间当做两天用了间，你就可以把一天的时间当做两天用了。”他所说的“四个犄角旮旯的时间”
就是指有效地利用零碎时间。
4。利用现代化工具节约时间
　　随着现代科学技术的发展，我们能够运用现代化的工具节约时间。如一台每秒钟运算1亿次的计算机，1分钟内完成的计算量，相当于100个人用算盘
工作几十年的计算量。过去说的：“一天等于二十年”，在许多领域已大大落后现实了。作为现代管理者，必须要学会运用现代科技和工具来节约时间，从而提
高工作效率。
　　正确地使用电话、E…mail，可以节约许多时间。电话瞬间即可缩短与通话者之间的距离，虽然相隔千山万水，也如同近在咫尺，省去了往返长途跋涉的时间，也省去了写信的时间和信件往返所需的时间。如果召开一个有许多子公司管理人员参加的会议，而会议内容又不长，可以采用“电话会议”的形式，
节省了将许多人集中在一起的时间。所以管理者遇事首先要考虑：可不可以用电话或E…mail解决？当然，电话使用不当，也会浪费时间，如没有准备的东拉西扯，过多的客套话，打进来的电话过多过杂，也会干扰你的工作时间。现代管理者要掌握正确使用电话来节约时间的技术。
　　用录音机、录像机和照相机来节约时间。管理者不可能参加所有的会议，对于一些重要的而本人又不能参加的会议，可采用录音的办法，然后在外出的路上坐在汽车里听，也可以在休息的时候听，节约了参加会议的时间。对一些重要的活动，重大的事件，管理者为了准确掌握情况，可以用录像的办法，使管理者如身临其境。对于一些重要的工程建设，重大的责任事故，如果采用了实况录像，可以使管理者赏罚准确，节省了调查研究的时间。照相机同样可以节约时间，如把一些重要资料拍成照片，节约了抄写的时间；某项工程发生质量问题需要索赔时，用现场若干张照片来说明，可以节约写好几页报告的时间，而且让人一看就明白，又节约了讨论、询问的时间。如果一位把自己的产品都
拍成照片随身携带，一张照片就可以说明需要20分钟才能介绍清楚的产品，大大地节约了时间。使用复印机和小型电子计算器节约时间。复印机为我们节约时间提供了理
想的现代化工具。对于重要的新书、文件、重要的地图、图形、笔记本、资料等等，复印机都能瞬间为我们复制若干份，而且准确无误，为我们节约了大量
抄写的时间，是现代化办公室不可缺少的工具之一。
　　现代管理者要有准确的数量概念，对任何工作，不仅要有定性的描述，而且要有定量的描述，把定性和定量有机地结合起来。为了定量准确，小型电子
计算器可以帮我们的大忙，它计算快，错误少，使用简单，可以为我们节约大量的时间。
　　有些需要管理者亲自去才能解决的事，管理者必须亲临现场。节约路途所费时间的最好办法是使用现代化交通工具，坐专车，乘飞机等等。
（三）控制文件和会议过多地占用时间
1。限制和改善文件处理办法
　　职业管理者若大部分时间在文山会海中度过，整天泡在文件堆里和会议室中，必然产生官僚主义。所以必须严格控制各种文书和会议过多地占用时间。
　　经常所说的文件，主要有两种：一是上级下发的文件、指示；二是下级机构的请示、汇报、总结。
　　管理者应尽量减少发文件，坚决克服专靠文件指挥工作的作风。凡不该发文件的坚决不发，不该送阅的坚决不送，能听口头汇报的不写书面材料，能用电话的，以电话代替文件。这样就减少了阅读文件的时间。对已经发出或送至管理者手中的文件，也要妥善处理，不要在办公桌上形成一个“文山”。首先要将文件分类，切忌“一锅煮。”可考虑按以下类别分类：
应立即处理的、优先顺序靠后的、有关新情报的、未决定的、以后处理的。应立即处理的，是指紧急信件，马上要行动的事情。对这类文件，管理者必须马上做出决定，任何拖延、犹豫都会给工作带来损失。优先顺序靠后的，是指为某一件事情腾出特定的时间或特定的日子，归纳起来过过目就行了。
　　有关新情报的，包括信件、备忘录、报告书、小册子、内部信息资料、有关同行业的报刊等等。如果自己一时没有时间阅读时，可以批转给有关职能部门先阅，并注明，要求职能部门看完后再转给自己阅读，并就有关情况提出见解。未决定的，是指暂时先放入保留档案夹中，在采取适当行动之前，一直要放在那里。以后处理的，是指需要进一步努力的，或以后再干的。包括是否是真正重要的工作，还有待进一步研究，或还需要进一步深入分析论证，以及有必要在人、财、物等方面予以较充分的安排的事项。
　　管理者还应防止文件滞留。凡收到的信件、报告或其它文件，都应从速分类处理。或交办，或阅读，或回信，或存档，总之，不使文件堆放在办公桌或抽屉内。要注意的是，除极特殊的重要事情需反复研究外，一般事情应一次决定。这种处置办法可以省下以后再一次读原信，看文件和再一次思考的时间。要知道，这种“再一次”是吞没时间的“癌症”。
2。限制会议时间
　　一定形式的会议是管理者沟通信息、统一认识、协调步骤、正确决策、布置工作的必要形式，也是节约时间，提高领导工作效率的重要途径之一。但是，
那种“马拉松”式的会议，没有一定中心内容的会议，议而不决的会议，使会议