成功有约-高效会计手册-第7部分

按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！


观规律和与现实不符时，主持者应当耐心地引导他们，使他们的观念慢慢地
形成。还应当对与会者的发言进行巧妙的综合，用发言者的一个建议去加强
另一个建议，使方案逐步趋于成熟、系统化。
（2）在对某个问题进行可行性研究时，论证一定要充分，这就可能导致
某些与会者之间产生分歧。这时，会议主持者要善于发现新问题，补充新资
料，使新观点脱颖而出，并运用心理学的办法，让他们公开论战、对质、论
证，以便当场定夺。例如，国际电话电报公司一名参谋人员在一个会议上打
断了一名产品部经理的汇报，他质问为什么这个子公司不购买其他国际电话
电报公司的零件，反而向别的企业去购买，尽管这些话十分生硬，但都集中
在争论问题的实质上，具有专业技术人员的风度，而不是进行人身攻击。吉
宁稳坐在他的蓝色转椅上听双方的对话，突然他找到了头绪，就打断了对话，
并指派一个人去研究这个问题，然后让汇报继续下去。这种会议正像一名高

级管理人员所说的，“就像一场网球比赛，你可以和对手打一场激烈的球赛，
但比赛之后，你们的交情仍在。”

级管理人员所说的，“就像一场网球比赛，你可以和对手打一场激烈的球赛，
但比赛之后，你们的交情仍在。”
注意会议的开放性。会议的结果也应是开放的。因为这种会议没有
紧迫的问题急需解决，与会者的注意范围自然会比较广泛，这对主持者往往
都是有益的。主持者切忌简单地肯定一些，否定一些，从而封闭了会议的大
门。他应当使大门开放，尽量让大家施展自己的想象力。如果与会者的发言
非常有创造性，但一时构思不成熟，则应鼓励他在会后继续完善自己的想法，
提出书面建议。
（4）应注意取长补短，团结协作。产生观念的会议，虽然不一定在会议
上当场拍板，立即决断问题，但这依然有明确的目的。主持者在会议开始时，
应反复强调会议欲达到目的有赖于与会者的意志，使他们有一个共同的愿望
和基础，可以避免一些不必要的互相讥讽，恶语伤人、明争暗斗，这样做，
也就有了一个共同的衡量准则，“会议开得如何？”，“是否成功？”，与
会者将会有一个共同的基础来判断。
（5）会议即将结束时，主持会议者还应充分地归纳大家的见解，强调会
议的成效乃是大家共同努力的结果。这可以增强与会者的团结气氛，一旦以
后决定或采纳其中的某些意见时，也有助于推动执行。
3。注意沉默者的反应
有些人在会议上喜欢保持沉默，这也可能是表示赞同，也可能是准备在
多听旁人的意见之后再讲。这些情况都是正常的，可以不必在意。但主持会
议者一定要弄清楚以下一些沉默的情况：

（1）顾虑、害羞的沉默。有的人或许有很好的意见，但又觉得讲出来别
人不一定能接受，或者害羞，怕别人讥笑，因此想讲又不敢讲。主持者要及
时发现这些人的心理，鼓励他们发言。
（2）话不投机的沉默。如果会议形成一边倒的气氛，有的人明知孤立，
也就不发言了。主持者这时应着重考虑出席会议的成员是否恰当，是否有助
于目标的确立。譬如要开一个研究改革的会议，而出席会议的人绝大多数都
是比较保守的，那么少数人即使再有好的改革见解、也不会很快地讲出来。
（3）言多必失的沉默。会议不民主，使一些人不敢讲真话，担心言多必
失，因而缄口不言。
（4）自由主义的沉默。有的与会者认为会议议题与己无关，抱无所谓态
度，故不动脑筋。主持者应注意减少这种人与会。
（5）敌对的沉默。如果有人自始至终表示出一副爱理不理的样子，这可
能是“以沉默表示反抗”，这样的人，也可能是反对会议议题，也可能反对
会议主持人。
在上述五种情况下，主持人应对真诚献计献策的人表示格外的亲切；对
于讽刺、挖苦、嘲笑的人，应予制止；对沉默者，要相宜行事。

4。会议“八戒”
不管是哪种会议，主持者欲用好会议这个工具，提高会议的效率，就必
须做到会议“八戒”：

（1）每会必须有一个会议的明确目标，不开无目标的会议；
（2）每会只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会议；
（3）会前必须作充分的准备，不开无准备的会议；
（4）只能召开非开不可的会议，不开可开可不开的会议；

（5）（5）
（6）开会时，必须围绕会议议题中心发言，不要作离题的讨论；
（7）表明观点应简洁明朗，会议不能容许重复别人已经讲过的论点；
（8）会而有议，议而有决，不开议而不决的会议。多次会议才能解决的
问题，应当明确宣布是暂时休会，并应宣布下次会议的进一步
要求，关照大家提前准备。
5。会议成本
在努力提高经济效益的今天，每个企业家都仔细地盘算本企业的生产成
本。同样道理，开会也是要计成本的。有的
企业每开一次会，就计算一次成本。计算的公式是这样的：每小时会议
成本＝每人每小时平均工资的。。　3倍×2×开会的人
数平均工资×3，是因为劳动生产率高于工资。又因为开会要中断经常性
的工作，故再乘以。。　2。
假设每小时平均工资为。。　0。5元，开会人数为3O人，那么每小时会议成本
为。。　90元，一天会议的成本为。。　720元。这是会议的直接成本。如果会议无效，
会而不议，议而不决，互相扯皮，互相拆台，其间接成本就更高昂了。因为
大型会议往往会导致工厂停工减料，其损失是很大的。如果会议作出错误的
决策，使整个企业在一个错误的方向上走，致使大量人力、物力、财力、付
诸东流，损失就更不堪设想。

日本有个太阳工业公司，这个公司每次开经营会议时，总是把一个醒目
的会议成本分析帐贴在黑板上，还有会议程序表，每一程序也都有明确规定
的内容与时间。

在深圳，时间就是金钱，效益就是生命。“深圳速度”促使深圳人开会
必须计算会议成本。共青团深圳市第一次代表大会只用。。　3个小时，就圆满胜
利闭幕。为了缩短会议时间，团市委在会前做了大量工作。他们把工作报告
拿下去广泛征求意见，反复修改，向基层的。。　293名代表分送了大会提案表，
征询建议等。发给大会代表的文字材料在会上不宣读，连开、闭幕词也都省
掉不读。会议的议程安排是：市委领导讲话，选举第一届团委会，利用验票
的空间作工作报告，宣布选举结果，通过工作报告和决议。由于会议开得十
分紧凑，内容实际，代表们始终精神饱满。

日本著名经营管理学家土光敏夫提倡开会时要各抒己
见，全体发言，不发言者，就没有参加会议的资格，并号召开会
不超过一小时，提倡站着开。

□会议主持的技巧
会议主持技巧是指会议主持人在主持会议的过程当中，为使会议尽快地
达到预期的目的，更迅速地取得成果而使用的一些特定的方法，其中包括如
何优化会议时间和会议议题的技巧、如何合理控制会议节奏的技巧、如何使
与会人充分发表意见的技巧、如何激发与会人创造性思维的技巧、如何制止
离题发言和无原则争执的技巧、如何改变会议沉默现象的技巧和如何向与会
人作出提问的技巧等等。会议技巧是专门为会议活动而设计并专门用于会议
活动的技能，是管理科学、行为科学和领导艺术在会议活动中的具体运用，
它的全部意义和价值，就是通过会议主持人对会议过程的有效控制，使会议
的形式、过程与会议目标之间形成一种最佳的时空组合，使会议在最短的时
间内取得最好的成果，使主持会议也成为一门艺术。


反向讨论法反向讨论法是发动与会人员以逆向思维的方式，取得对特定
讨论对象的进一步完善的会议讨论方法。对此种方法的使用是以这种形式进
行的：会议开始时，会议主持人对此次会议的背景、目的及希望取得的成果
等清楚地向与会人做出说明，并就解决某个问题较完整地谈出自己的想法或
拿出一个已基本成形的方案（也可以是该组织就某个问题所作出的决定等）。
之后，要求与会人员对主持人的意见和方案充分发表意见，“横挑鼻子竖挑
眼”，以分析和指出原方案的不足之处为主，对方案赞同的意见则可以不谈。
由于反向讨论法表现的是与会人员对会议主持人提出的意见和方案的逆向思
维，是以提不同意见为主，所以，该方法的使用需要具备必要的条件，即在
组织内部要有良好的群体关系（特别是领导和下属的关系），否则此法则难
以使用和被人接受。

反向讨论法反向讨论法是发动与会人员以逆向思维的方式，取得对特定
讨论对象的进一步完善的会议讨论方法。对此种方法的使用是以这种形式进
行的：会议开始时，会议主持人对此次会议的背景、目的及希望取得的成果
等清楚地向与会人做出说明，并就解决某个问题较完整地谈出自己的想法或
拿出一个已基本成形的方案（也可以是该组织就某个问题所作出的决定等）。
之后，要求与会人员对主持人的意见和方案充分发表意见，“横挑鼻子竖挑
眼”，以分析和指出原方案的不足之处为主，对方案赞同的意见则可以不谈。
由于反向讨论法表现的是与会人员对会议主持人提出的意见和方案的逆向思
维，是以提不同意见为主，所以，该方法的使用需要具备必要的条件，即在
组织内部要有良好的群体关系（特别是领导和下属的关系），否则此法则难
以使用和被人接受。

“头脑风暴”法简称。。　BS法，是一种会议形式。BS法原来的意思是指精
神病患者，精神错乱时的胡言乱语，这里转用它的意思是无拘无束、自由奔
放地思考问题，会议在非常融洽和轻松的气氛下进行，在搞改进方案方面不
受任务框框限制，他一般不发言，以免影响会议的自由空气。国外经验证明：
采用。。　BS法提出方案的数量要比同样的人单独提方案多。。　7O％。会议有四条原
则：①不互相批判；②自由鸣放；③欢迎提出大量的方案；④每个人都要善
于结合别人的意见提出自己的方案。从上述四条原则中可以看出，其主要特
点是互相启发。会议主持者要对在会议中可能产生的各种方案做到心中有
数。与会者人数以。。　6—1O人为宜，他们应来自各个部门。要注意功能定义的
表现方式。功能定义是指提案的文字表达方式。同样的意思可用不同的文字
来表达。所以，对功能所下的定义是否适当，对提案很有影响，有时甚至得
出完全不同的结果。提方案时，不要谈既有的办法，只需根据功能定义，去
考虑用什么方法和手段可以完成这种功能。可以提各种各样的方案，一次会
议可以提上一二百个，甚至更多。会议结束后，主持者对提出的方案，从技
术上到经济上作评价。例如，对新产品方案的咨询，在技术上要考虑产品的
质量、可靠性、安全性、生产条件、技术水平及生产上一些制约条件：在经
济上要考虑直接劳务费、材料费、设备上的投资以及由于改进和变更所引起
的费用等等。

典型引路法此种方法的具体使用是：在会议召开之前，会议主持人把会
议的内容及本人的意图向预定参加会议的有关人员作个别介绍，请有关人员
就有关问题提前进行准备，并在会上作重点发言。由于会前通过预约有人提
前做出准备，所以，这样的发言对其他与会人的思考和发言可以起到很好的
引导作用。在使用此方法的过程中，作为会议主持人既要重视预约发言对会
议讨论的引导作用，对即席发言中有价值的内容也能给以敏锐的捕捉和高度


的重视，并根据会议进行的情况，灵活调整原有的安排，以最大限度地集中
集体的智慧，使会议收到预期的效果。

的重视，并根据会议进行的情况，灵活调整原有的安排，以最大限度地集中
集体的智慧，使会议收到预期的效果。

列宁开会法指列宁在主持人民委员会会议时所使用的方法。列宁开会法
包括以下八个方面的内容：（1）只请与讨论问题有关的人员参加会议。（2）
在向会议提交议题时，必须同时附带有以下材料：A。对议题的简要说明；B。
拟好的人民委员会决议的草案；C。与议题相关的部门的反映和提出的反对意
见。（3）不许迟到。无故迟到半小时罚款。。　5卢布；半小时以上罚款。。　1O卢布。

（4）在会议进行当中，与会人员有事只许递纸条，禁止说小话。（5）给报
告人的时间是。。　1O分钟。（6）给发言人的时间第一次是。。　5分钟，第二次是。。　3
分钟。（7）发言不得多于两次。（8）对议题赞成或反对的每次表决，只占
1分钟。列宁在主持会议时，一律严格按照以上方法进行，使会议表现出了
很快的节奏和很高的效率。每次开会，如遇报告人或发言人请求有所例外时，
列宁总是摇摇头，对他们说：“这不符合我们的会议规则，是违反纪律的。”
日本人开会法日本人开会法指日本效率协会对各界成功的会议进行广泛
的调查和归纳后所提出的会议方法。日本效率协会指出：作为一个会议主持
人，要想成功地主持一个会议，必须注意并遵守以下12点：（1）会前要使
自己和每一个与会人对会议的目的及讨论方式心中有数；（2）不可随意无目
的地开会，即使会议是有目的的，在会议进行过程中，也不要开得漫不经心；

（3）控制参加会议的人数，无关者一律不要参加；（4）严格遵守时间，一
次会议不超过两个小时为宜；（5）主持人有维持讨论秩序和作出明确决定的
责任；（6）在会议进行过程当中，要避免插入与会议无关的议题；（7）要
尽可能把会开得生动活泼；（8）主持人每隔3～5次对发言作一次小结