安东尼.罗宾潜能成功学-第86部分
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她会问:“要上午来还是下午?”很平静的又把决定权推回给你。
说穿了,护士所问的是:你是否宁可讨人厌烦非立刻来看医生不可?还是可以等上两星期,到时候病痛可能早已不治而愈?医生都知道,病人大部分的不舒服都还不到必须立即处理的地步,所以也最懂得拖到更多症状时再作决定。
这个办法太棒了。医生可借此依自己的步调来处理问题,不必受制于病人。这个原则在十之八九的情况下都适用。
商场上也有同样的例子。曾担任《时代》周刊主编八年的卡夫说过,每周部属所提出来的问题,有半数他都任其悬而不决。但这并不表示他优柔寡断,主编的工作绝对是“决策密集”的。他每天要面对不下数十个疑难杂症,这可不是该先给谁打电话、该给哪些人回话、或到哪里午餐之类芝麻绿豆的小事;他每一个决定都会影响到一群遍布世界各地的一流人才。
一旦他决定要报导某个主题,就会引起一大群记者、编辑、撰稿人员及摄影记者一连串的动作,同时也会引发一系列其它的决定。在主题决定后,他还得决定由谁执笔,篇幅多长,要配合哪些照片及由谁来拍摄。杂志中的每一页都有许多细节要处理,每周六的截稿时间又一分一秒地逼近。办公室人来人往,都是拿问题来请示他的。
最后,为了维持判断力,为了不受杂事干扰,也为了控制预算,他干脆顺其自然,不作决定。以目前世界情势与新闻事件瞬息万变的状况,不出所料,这些所谓迫在眉睫的问题多半会自然而然地消失,要不就换个方式又出现。且不论是哪一种结果,当初若下了决定,此刻也已失去意义。
卡夫举例说明:“如果有人极力推荐某个题材,但是我没有把握,就先搁一边凉一凉,宁愿晚一天再着手,也比指派某人去做以后才发现错误,又必须重来要好得多。”
(五)洞悉对方的“阳谋”
第二个延缓决定的诀窍是:好好了解为什么对方老是逼着你快快下判断。
这方面最典型的例子就是倍受业绩压力的业务人员。在一月或一季结束之前,业务人员的业绩总是最好,因为他们总会运用各种策略逼迫客户快些点头,包括降价、给予各种优惠或来个清仓大拍卖。
通常在这种情况下,顾客反而更要犹豫不决,逼得业务人员不得不作更多让步,才算精明。
当有人逼着我们当机立断时,我们会感受到那种压力。但有时候对方手法高明,丝毫不露痕迹,就很难察觉其动机。
IMG(美国国际顾问管理公司)总裁麦考梅克手下就有这么一位主管,无论是对外作公关或与新闻界打交道,绝对是一把好手。他最有兴趣的就是安排麦考梅克上电视或接受报纸专访,打打知名度。
可惜麦考梅克素来不喜接受访问,也没有太多时间耗在这上面。这位主管却不断催着麦考梅克把一项项访问排入日程表,有时甚至几个月前就要排定。麦考梅克不愿那么早就被时间绑得紧紧的,可是这位主管总说,这是为公司、为客户好,说起来仿佛他帮了公司大忙。
过了好一段时间麦考梅克才发现,其实是麦考梅克在帮他。不断安排麦考梅克曝光可使他在新闻界面前显得很有办法。麦考梅克决定得愈快就愈显得他有能耐。换言之,他牺牲麦考梅克的时间来争取个人在新闻界的地位。
一旦觉悟到这一点,以后再要延后或拒绝访问时,麦考梅克心中就不再觉得歉疚。
近年来,又出现第三种因素,迫使决策的速度必须加快,那就是高科技。
文字处理机使各种文件充斥,造成一种信息相当充分的错觉。
传真机使得再细微末节的事,也显得十分紧急。
快递服务也使人不得不立即反应,当机立断。
华盛顿在英法北美殖民地战争期间,与手下将领有过一段快速反应的历史。
当西部边境发生拓荒者集体被杀的惨案时,消息往往要数周或数月才传到华盛顿耳中。华盛顿接到通报后必然万分震怒,气得拍桌子,并且要求立即还以颜色。他火速发出命令,要求立即增兵,往西部支援。
但是以1780 年的通迅技术与交通工具,军令移动的速度如同牛步。待人员集合好、装备好、训练完毕,已是数月后的事了。那时华盛顿的气已消,原来十万火急的事也不那么急。国家有限的资源应运用在更有价值的用途上。
这一切不禁令人怀疑,新式的办公室科技,是否正驱使我们对于应该三思而行的决定,反而草率从事。
(六)上班前将一天的工作安排好可提高效率
举个例子来说,如果比别人早一个小时起床,早一个小时出门,到了上班时间为止,你就能悠悠哉哉地多看了五、六张报纸了。如此一来,你就能比别人先获得最新情报,对工作帮助颇多。
而且早一点出门上班,可以有更充裕的时间来安排一天的行程。
无论是什么工作,如果没有适当的安排,一定无法获得太好的结果。因此早上早一点出门,就会有一段空出来的时间,可以用来安排工作,使工作进行更顺利。
安排工作虽然很花时间,但是会提高效率,结果所花的时间反而更短。
(七)详细列下该做的工作,并决定工作顺序
在安排工作时,不必安排得太详细,如此可使工作具有某种程度的弹性,进行起来比较顺利。
有的人习惯将工作时间安排得很紧凑,一件事接着一件事。看起来似乎很合理,实际上却是非常没有效率的方法,因为这种作法会让人觉得束手束脚的。如果工作未完成时时间就到了,势必要将工作中断;如果提早将工作做完了,就只好干瞪着办公桌了。
以下介绍一种安排工作的方法。
首先将一天应做的工作全部写在笔记簿上,如果前一天有未完成的工作,当然也要加上去。写完之后,再从头到尾仔细看一次,并决定出工作顺序。
但是排定的工作并不是一成不变的,一边做的时候可以一边修改。
例如,假设中午有一个约会,不一定要先吃过饭再去碰面,可以和对方相约一起吃饭,边吃边谈事情。
这样就可以同时做两件事,多出来的时间可以用来做别的事情。
(八)将工作分类
所有的工作应先分类为“只有自己才能完成的工作”和“他人也可替代的工作”。
在安排工作的先后顺序时,一定要紧紧记住这个原则:只有自己能胜任的工作委托给他人,或者可以交付他人的工作由自己亲手来做,都是一种损失,工作效率也会因此而无法提高。
如果是主管级的人可能会拥有私人秘书,帮助整理一些非常繁琐的工作,也就能更有效地运用时间。但是一般职员请不起秘书,只好将工作委托给部下、同事,或家人来代劳。
剪报、整理档案之类的工作连小孩子都会做,尽可能交给别人,自己应该做更重要的工作。
(九)事前的热身工作最好能与工作本身有关
为了使一天的工作能顺利地进行,无论如何一定要先做好事前的热身工作。
有的人喜欢在工作前先看一遍当天的报纸,这也算是一种热身工作。
但是,倘若事前的热身工作与工作之间有着密不可分的关系,往往会对工作有帮助。在有限的时间之内,为了使工作的进行更有效率,最好是尽可能早一点进入工作状况。
例如,一大叠非读不可的会议记录摆在眼前时,不妨先看一遍目录。
如此一来,在实际开始阅读正文时,效率一定会大大地提高。
如果该做的工作太多,不知从何下手才好时,先将工作逐条列于纸上,然后再来仔细挑选。
(十)需要对方尽快回应的工作最先处理
每天早上,开始上班的第一件工作最好是先整理需要对方回应的事,早一点联络以防对方回应太迟。
早上联络的事情,往往到中午才有回应;倘若中午才联络的事情,恐怕要拖到第二天才有回应了。虽然只差二、三小时,往往却迟了一整天。
为了防范这个损失,联络工作就变成一天之中最重要的事项了。
另一件事情是指示要委托部下的工作。
如果忘了指示就开始自己的工作,等到察觉时再说,部下一定会认为这是不重要,而且不急的工作。为了避免因此而造成太大的损失,上班之后应该立刻进行指示工作。
先决定好哪些工作是要委托别人的,然后再来安排自己的工作的先后顺序,有效而灵活地运用时间。
(十一)事情委托他人时应说明做法及意图
旧式的管理方法注重权威,上司在对部下发号施令的时候往往只说:“你去做××吧!”省略了前后的说明。这种做法很难传达命令的意图,因此很容易出错,产生令人不满意的结果。在委托别人帮忙时,一定要将做法和意图说明清楚。
例如,请秘书代为购买飞机票时,不要说:“请买某月某日某时到纽约的机票。”最好改说:“我想要在某月某日某时某分抵达纽约某饭店,请你帮我买一张机票。”前者说法万一那一班机客满,秘书买不到机票,也只好无功而退了。但是后者将意图表达得非常清楚,即使没有最恰当的班机,他也可以非常有弹性地购买前一班机的机票。如此将目的和意图说明清楚,可以减少失误,并且增加效率。
(十二)若希望尽早获得工作报告应事先说明
现在不只是“等待指示型”的人很多,“等待催促型”的人更多。
如果将工作交代清楚之后,就静待结果的人,始终是等不到部属的工作报告,开始加以催促之后,所得到的答案竟是“我还没开始呢!”或者是“我以为这件事不急。”虽然延迟报告是不对的,但是指示者也有不当之处。
为了防止这种“失误”再度发生,尽早知道工作结果,在交待工作时应先说明清楚,如此一来,部下也非常希望将工作早一点结束,可以向上司报告工作结果,就不用再苦苦地焦急等待了。
只差短短的一两句话,就可以节省时间,提高工作效率。
精疲力竭的时候是难以妥善处理事情的。
约会则安排在下午比较恰当。
通常与人约会要比在办公桌上办公少花一点头脑,不太容易疲倦。
看过的信件就登记在人事资料之中,例如收到搬家、更换地址、结婚、生日、死亡通知等,告知各种变化的信件时,都应转记于人事资料之中。
这些信件虽然看过了,但不应立即丢弃,最好能放在一个固定的地方,保存一定的期限之后再丢弃。
如果立刻将原始资料丢弃,一旦发生事实误差或转让错误时,想要确认就非常困难了。
整理信件无论是在家里、或在办公室,脚边最好先放一个废纸篓,不要的东西随手就丢,可以省去再检查一次的时间。
四 敢于说“不”
若要集中精力于紧急的要务,就得排除次要事务的牵绊,此时需要有说“不”的勇气。
有位夫人曾被选为社区活动的主席,可是既放不下许多更重要的事,又不好意思拒绝,只好勉为其难地接受。后来她请一位好友接下这个担子,对方却委婉拒绝了。这位夫人大失所望地说:“但愿我也能拒绝。”这并不是说社区活动或社会服务不重要,而是人各有志,各有优先事务。
必要时,应该不卑不亢的拒绝别人,在急迫与重要之间取舍。
麦考梅克任职大学时,曾聘用了一位极有才华又独立自主的撰稿员。有一天,麦考梅克有件急事想拜托他。
他说:“你要我做什么都可以,不过请先了解目前的状况。”他指着墙壁上的工作计划表,显示超过20 个计划正在进行,这都是早已安排下来的。
然后他说:“这件急事至少占去几天时间,你希望我放下或取消哪个计划来空出时间?”他的工作效率一流,这也是为什么一有急事麦考梅克就会找上他的原因。但麦考梅克无法要求他放下手边的工作,因为比较起来,正在进行的计划更为重要,麦考梅克只有另请高明了。
麦考梅克训练课程十分强调分辨轻重缓急以及按部就班行事。他常问受训人员,你的缺点究竟在于以下三种情况中的哪一种:
(一)无法辨别事情重要与否;
(二)无力或不愿有条不紊地行事;
(三)缺乏坚持以上原则的自制力。
答案多半是缺乏自制力。事实上,却不是这样,而是“确立目标”的功夫还不到家,而且不能由衷接受“事有轻重缓急”的观念,自然就容易半途而废。
这种人十分普遍,他们能够掌握重点,也有足够的自制力,却不是以原则为生活重心,又缺乏个人使命宣言。由于欠缺适当的指引,他们不知究竟所为何来。
五 就寝时间的使用方法
(一)不可剥夺睡眠时间
经常听人夸口说:“我可以通宵熬夜,一、两天不睡也无所谓。”这句话令人感到怀疑,当然不是怀疑能不能通宵熬夜的问题,值得怀疑的是他真的“无所谓”吗?通宵熬夜是很多人都有过的经验,但是,到底有多少人第二天还能用相同的精力来工作呢?结果必然是效率一落千丈。
中学生在准备联考时,常常会减少睡眠时间,结果读书效率反而降低;因为一直没睡好,大脑昏昏沉沉,平常只需要四个小时就可以全部做完的数学习题,变成得花六个小时了。原以为可以节省睡眠时间,没想到却反而浪费了第二天的时间。
长距离赛跑,尤其是马拉松跑,最重要的是速度的分配。如果想要在希望的时间跑完全程,不可以靠一时的冲动跑得太快,必须控制自己,守着一定的规律,按部就班地向前跑。
对于我们每天持续不断的工作或学习,很少会在短程内就看得见目标,重要的是要依照自己的速度,循序渐进地努力。如果跑得太快,损害了健康反而会使速度降低。
所以,即使工作再忙碌,也不能任意剥夺睡眠时间。以长远的眼光来看,这是最具效率的好方法。
(二)将心事用笔写出来
夜晚睡觉的时候,将电灯关掉之后,各式各样的想法会一一浮现在脑海中。如果这是在白天就已经察觉的事情的话,反复浮现在脑海中,就会使人难以成眠。