安东尼.罗宾潜能成功学-第86部分

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她会问：“要上午来还是下午？”很平静的又把决定权推回给你。

说穿了，护士所问的是：你是否宁可讨人厌烦非立刻来看医生不可？还是可以等上两星期，到时候病痛可能早已不治而愈？医生都知道，病人大部分的不舒服都还不到必须立即处理的地步，所以也最懂得拖到更多症状时再作决定。

这个办法太棒了。医生可借此依自己的步调来处理问题，不必受制于病人。这个原则在十之八九的情况下都适用。

商场上也有同样的例子。曾担任《时代》周刊主编八年的卡夫说过，每周部属所提出来的问题，有半数他都任其悬而不决。但这并不表示他优柔寡断，主编的工作绝对是“决策密集”的。他每天要面对不下数十个疑难杂症，这可不是该先给谁打电话、该给哪些人回话、或到哪里午餐之类芝麻绿豆的小事；他每一个决定都会影响到一群遍布世界各地的一流人才。

一旦他决定要报导某个主题，就会引起一大群记者、编辑、撰稿人员及摄影记者一连串的动作，同时也会引发一系列其它的决定。在主题决定后，他还得决定由谁执笔，篇幅多长，要配合哪些照片及由谁来拍摄。杂志中的每一页都有许多细节要处理，每周六的截稿时间又一分一秒地逼近。办公室人来人往，都是拿问题来请示他的。

最后，为了维持判断力，为了不受杂事干扰，也为了控制预算，他干脆顺其自然，不作决定。以目前世界情势与新闻事件瞬息万变的状况，不出所料，这些所谓迫在眉睫的问题多半会自然而然地消失，要不就换个方式又出现。且不论是哪一种结果，当初若下了决定，此刻也已失去意义。

卡夫举例说明：“如果有人极力推荐某个题材，但是我没有把握，就先搁一边凉一凉，宁愿晚一天再着手，也比指派某人去做以后才发现错误，又必须重来要好得多。”

（五）洞悉对方的“阳谋”

第二个延缓决定的诀窍是：好好了解为什么对方老是逼着你快快下判断。

这方面最典型的例子就是倍受业绩压力的业务人员。在一月或一季结束之前，业务人员的业绩总是最好，因为他们总会运用各种策略逼迫客户快些点头，包括降价、给予各种优惠或来个清仓大拍卖。

通常在这种情况下，顾客反而更要犹豫不决，逼得业务人员不得不作更多让步，才算精明。

当有人逼着我们当机立断时，我们会感受到那种压力。但有时候对方手法高明，丝毫不露痕迹，就很难察觉其动机。

IMG（美国国际顾问管理公司）总裁麦考梅克手下就有这么一位主管，无论是对外作公关或与新闻界打交道，绝对是一把好手。他最有兴趣的就是安排麦考梅克上电视或接受报纸专访，打打知名度。

可惜麦考梅克素来不喜接受访问，也没有太多时间耗在这上面。这位主管却不断催着麦考梅克把一项项访问排入日程表，有时甚至几个月前就要排定。麦考梅克不愿那么早就被时间绑得紧紧的，可是这位主管总说，这是为公司、为客户好，说起来仿佛他帮了公司大忙。

过了好一段时间麦考梅克才发现，其实是麦考梅克在帮他。不断安排麦考梅克曝光可使他在新闻界面前显得很有办法。麦考梅克决定得愈快就愈显得他有能耐。换言之，他牺牲麦考梅克的时间来争取个人在新闻界的地位。

一旦觉悟到这一点，以后再要延后或拒绝访问时，麦考梅克心中就不再觉得歉疚。

近年来，又出现第三种因素，迫使决策的速度必须加快，那就是高科技。

文字处理机使各种文件充斥，造成一种信息相当充分的错觉。

传真机使得再细微末节的事，也显得十分紧急。

快递服务也使人不得不立即反应，当机立断。

华盛顿在英法北美殖民地战争期间，与手下将领有过一段快速反应的历史。

当西部边境发生拓荒者集体被杀的惨案时，消息往往要数周或数月才传到华盛顿耳中。华盛顿接到通报后必然万分震怒，气得拍桌子，并且要求立即还以颜色。他火速发出命令，要求立即增兵，往西部支援。

但是以1780　年的通迅技术与交通工具，军令移动的速度如同牛步。待人员集合好、装备好、训练完毕，已是数月后的事了。那时华盛顿的气已消，原来十万火急的事也不那么急。国家有限的资源应运用在更有价值的用途上。

这一切不禁令人怀疑，新式的办公室科技，是否正驱使我们对于应该三思而行的决定，反而草率从事。

（六）上班前将一天的工作安排好可提高效率

举个例子来说，如果比别人早一个小时起床，早一个小时出门，到了上班时间为止，你就能悠悠哉哉地多看了五、六张报纸了。如此一来，你就能比别人先获得最新情报，对工作帮助颇多。

而且早一点出门上班，可以有更充裕的时间来安排一天的行程。

无论是什么工作，如果没有适当的安排，一定无法获得太好的结果。因此早上早一点出门，就会有一段空出来的时间，可以用来安排工作，使工作进行更顺利。

安排工作虽然很花时间，但是会提高效率，结果所花的时间反而更短。

（七）详细列下该做的工作，并决定工作顺序

在安排工作时，不必安排得太详细，如此可使工作具有某种程度的弹性，进行起来比较顺利。

有的人习惯将工作时间安排得很紧凑，一件事接着一件事。看起来似乎很合理，实际上却是非常没有效率的方法，因为这种作法会让人觉得束手束脚的。如果工作未完成时时间就到了，势必要将工作中断；如果提早将工作做完了，就只好干瞪着办公桌了。

以下介绍一种安排工作的方法。

首先将一天应做的工作全部写在笔记簿上，如果前一天有未完成的工作，当然也要加上去。写完之后，再从头到尾仔细看一次，并决定出工作顺序。

但是排定的工作并不是一成不变的，一边做的时候可以一边修改。

例如，假设中午有一个约会，不一定要先吃过饭再去碰面，可以和对方相约一起吃饭，边吃边谈事情。

这样就可以同时做两件事，多出来的时间可以用来做别的事情。

（八）将工作分类

所有的工作应先分类为“只有自己才能完成的工作”和“他人也可替代的工作”。

在安排工作的先后顺序时，一定要紧紧记住这个原则：只有自己能胜任的工作委托给他人，或者可以交付他人的工作由自己亲手来做，都是一种损失，工作效率也会因此而无法提高。

如果是主管级的人可能会拥有私人秘书，帮助整理一些非常繁琐的工作，也就能更有效地运用时间。但是一般职员请不起秘书，只好将工作委托给部下、同事，或家人来代劳。

剪报、整理档案之类的工作连小孩子都会做，尽可能交给别人，自己应该做更重要的工作。

（九）事前的热身工作最好能与工作本身有关

为了使一天的工作能顺利地进行，无论如何一定要先做好事前的热身工作。

有的人喜欢在工作前先看一遍当天的报纸，这也算是一种热身工作。

但是，倘若事前的热身工作与工作之间有着密不可分的关系，往往会对工作有帮助。在有限的时间之内，为了使工作的进行更有效率，最好是尽可能早一点进入工作状况。

例如，一大叠非读不可的会议记录摆在眼前时，不妨先看一遍目录。

如此一来，在实际开始阅读正文时，效率一定会大大地提高。

如果该做的工作太多，不知从何下手才好时，先将工作逐条列于纸上，然后再来仔细挑选。

（十）需要对方尽快回应的工作最先处理

每天早上，开始上班的第一件工作最好是先整理需要对方回应的事，早一点联络以防对方回应太迟。

早上联络的事情，往往到中午才有回应；倘若中午才联络的事情，恐怕要拖到第二天才有回应了。虽然只差二、三小时，往往却迟了一整天。

为了防范这个损失，联络工作就变成一天之中最重要的事项了。

另一件事情是指示要委托部下的工作。

如果忘了指示就开始自己的工作，等到察觉时再说，部下一定会认为这是不重要，而且不急的工作。为了避免因此而造成太大的损失，上班之后应该立刻进行指示工作。

先决定好哪些工作是要委托别人的，然后再来安排自己的工作的先后顺序，有效而灵活地运用时间。

（十一）事情委托他人时应说明做法及意图

旧式的管理方法注重权威，上司在对部下发号施令的时候往往只说：“你去做××吧！”省略了前后的说明。这种做法很难传达命令的意图，因此很容易出错，产生令人不满意的结果。在委托别人帮忙时，一定要将做法和意图说明清楚。

例如，请秘书代为购买飞机票时，不要说：“请买某月某日某时到纽约的机票。”最好改说：“我想要在某月某日某时某分抵达纽约某饭店，请你帮我买一张机票。”前者说法万一那一班机客满，秘书买不到机票，也只好无功而退了。但是后者将意图表达得非常清楚，即使没有最恰当的班机，他也可以非常有弹性地购买前一班机的机票。如此将目的和意图说明清楚，可以减少失误，并且增加效率。

（十二）若希望尽早获得工作报告应事先说明

现在不只是“等待指示型”的人很多，“等待催促型”的人更多。

如果将工作交代清楚之后，就静待结果的人，始终是等不到部属的工作报告，开始加以催促之后，所得到的答案竟是“我还没开始呢！”或者是“我以为这件事不急。”虽然延迟报告是不对的，但是指示者也有不当之处。

为了防止这种“失误”再度发生，尽早知道工作结果，在交待工作时应先说明清楚，如此一来，部下也非常希望将工作早一点结束，可以向上司报告工作结果，就不用再苦苦地焦急等待了。

只差短短的一两句话，就可以节省时间，提高工作效率。

精疲力竭的时候是难以妥善处理事情的。

约会则安排在下午比较恰当。

通常与人约会要比在办公桌上办公少花一点头脑，不太容易疲倦。

看过的信件就登记在人事资料之中，例如收到搬家、更换地址、结婚、生日、死亡通知等，告知各种变化的信件时，都应转记于人事资料之中。

这些信件虽然看过了，但不应立即丢弃，最好能放在一个固定的地方，保存一定的期限之后再丢弃。

如果立刻将原始资料丢弃，一旦发生事实误差或转让错误时，想要确认就非常困难了。

整理信件无论是在家里、或在办公室，脚边最好先放一个废纸篓，不要的东西随手就丢，可以省去再检查一次的时间。

四　　敢于说“不”

若要集中精力于紧急的要务，就得排除次要事务的牵绊，此时需要有说“不”的勇气。

有位夫人曾被选为社区活动的主席，可是既放不下许多更重要的事，又不好意思拒绝，只好勉为其难地接受。后来她请一位好友接下这个担子，对方却委婉拒绝了。这位夫人大失所望地说：“但愿我也能拒绝。”这并不是说社区活动或社会服务不重要，而是人各有志，各有优先事务。

必要时，应该不卑不亢的拒绝别人，在急迫与重要之间取舍。

麦考梅克任职大学时，曾聘用了一位极有才华又独立自主的撰稿员。有一天，麦考梅克有件急事想拜托他。

他说：“你要我做什么都可以，不过请先了解目前的状况。”他指着墙壁上的工作计划表，显示超过20　个计划正在进行，这都是早已安排下来的。

然后他说：“这件急事至少占去几天时间，你希望我放下或取消哪个计划来空出时间？”他的工作效率一流，这也是为什么一有急事麦考梅克就会找上他的原因。但麦考梅克无法要求他放下手边的工作，因为比较起来，正在进行的计划更为重要，麦考梅克只有另请高明了。

麦考梅克训练课程十分强调分辨轻重缓急以及按部就班行事。他常问受训人员，你的缺点究竟在于以下三种情况中的哪一种：

（一）无法辨别事情重要与否；

（二）无力或不愿有条不紊地行事；

（三）缺乏坚持以上原则的自制力。

答案多半是缺乏自制力。事实上，却不是这样，而是“确立目标”的功夫还不到家，而且不能由衷接受“事有轻重缓急”的观念，自然就容易半途而废。

这种人十分普遍，他们能够掌握重点，也有足够的自制力，却不是以原则为生活重心，又缺乏个人使命宣言。由于欠缺适当的指引，他们不知究竟所为何来。

五　　就寝时间的使用方法

（一）不可剥夺睡眠时间

经常听人夸口说：“我可以通宵熬夜，一、两天不睡也无所谓。”这句话令人感到怀疑，当然不是怀疑能不能通宵熬夜的问题，值得怀疑的是他真的“无所谓”吗？通宵熬夜是很多人都有过的经验，但是，到底有多少人第二天还能用相同的精力来工作呢？结果必然是效率一落千丈。

中学生在准备联考时，常常会减少睡眠时间，结果读书效率反而降低；因为一直没睡好，大脑昏昏沉沉，平常只需要四个小时就可以全部做完的数学习题，变成得花六个小时了。原以为可以节省睡眠时间，没想到却反而浪费了第二天的时间。

长距离赛跑，尤其是马拉松跑，最重要的是速度的分配。如果想要在希望的时间跑完全程，不可以靠一时的冲动跑得太快，必须控制自己，守着一定的规律，按部就班地向前跑。

对于我们每天持续不断的工作或学习，很少会在短程内就看得见目标，重要的是要依照自己的速度，循序渐进地努力。如果跑得太快，损害了健康反而会使速度降低。

所以，即使工作再忙碌，也不能任意剥夺睡眠时间。以长远的眼光来看，这是最具效率的好方法。

（二）将心事用笔写出来

夜晚睡觉的时候，将电灯关掉之后，各式各样的想法会一一浮现在脑海中。如果这是在白天就已经察觉的事情的话，反复浮现在脑海中，就会使人难以成眠。