30+mba-第7部分

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the　state　of　affairs　of　the　pany　at　（a　certain　date）　and　the　financial　statements　
have　been　properly　prepared　in　accordance　with　the　panies　Act　
2006。’　
The　panies　Act　2006；　the　longest　Act　ever　introduced；　has　brought　
in　some　tough　rules　on　how　auditors；　among　others；　should　report　on　
pany　accounts。　MBAs；　unless　they　are　also　accountants；　don’t　get　
involved　in　doing　audits。　But　they　are　expected　to　know　who’s　who　in　the　
auditing　world。　Accountancy　Age　（accountancyage/resource/　
top50）　will　keep　you　informed　as　to　who’s　who　in　the　auditing　world。　
BOOKKEEPING　–　THE　WAY　TRANSACTIONS　
ARE　RECORDED　
Until　Luca　Pacioli　wrote　what　was　in　essence　the　world’s　first　accounting　
book；　over　500　years　ago；　accounting　records　were　maintained　in　singleentry　
format；　one　event　merited　one　record。　This　meant　that　errors　could　
be　prevented　only　by　a　major　duplication　of　effort；　for　example　by　having　
different　people　making　and　counting　up　parallel　records。　Pacioli；　a　
mathematician　who　worked　for　the　Doge　of　Venice；　came　up　with　a　system　
of　double…entry　bookkeeping　that　required　two　entries　for　each　transaction　
and　so　provides　built…in　checks　and　balances　to　ensure　accuracy。　Each　
transaction　requires　an　entry　as　a　debit　and　as　a　credit。
24　The　Thirty…Day　MBA　
To　give　an　example；　selling　goods　in　a　double…entry　system　might　result　
in　two　separate　journal　entries　–　a　debit　reducing　the　stock　by　￡250　and　a　
corresponding　credit　of　￡250　of　new　cash　in　–　a　double　entry　（see　Table　1。3）。　
The　debits　in　a　double…entry　system　must　always　equal　the　credits。　If　they　
don’t；　you　know　there　is　an　error　somewhere。　So；　double　entry　allows　you　
to　balance　your　books；　which　you　can’t　do　with　the　single…entry　method。　
Pacioli’s　genius　lay　in　seeing　that　the　ultimate　balancing　number　in　a　
pany’s　accounts　was　the　profit　or　loss　for　the　owners　of　that　enterprise。　
In　fact　he　required　at　least　two　entries　or　as　many　as　are　required　to　balance　
the　books。　Let　us　take　the　above　example　to　its　logical　conclusion。　On　the　
not　unreasonable　assumption　that　the　business　plans　to　make　a　profit　from　
selling　goods；　the　figures　will　look　rather　different。　To　keep　the　numbers　
simple；　let’s　suppose　the　goods　they　sold　cost　them　￡125　（a　50　per　cent　
margin）；　then　the　entries　would　be　as　follows。　Goods　in　stock　go　down　by　
￡125；　while　cash　goes　up　by　￡250。　That　net　change　of　￡125　is　balanced　by　an　
increase　in　profits　of　￡125；　so　the　assets　and　liabilities　are　kept　in　balance。　
In　this　example；　had　the　goods　sold　for　less　than　was　paid　there　would　
have　been　a　loss；　which　would　have　reduced　the　value　of　the　owner’s　stake　
in　the　business　by　a　corresponding　amount。　
This　is　all　an　MBA　student　needs　to　know　about　bookkeeping；　the　main　
part　of　the　knowledge　they　require　is　how　to　interpret　the　figures　once　
recorded。　
CASH　FLOW　
There　is　a　saying　in　business　that　profit　is　vanity　and　cash　flow　is　sanity。　
Both　are　necessary；　but　in　the　short　term；　and　o。。en　that　is　all　that　ma。。ers　in　
a　business　as　it　struggles　to　get　a　foothold　in　the　shi。。ing　sands　of　trading；　
cash　flow　is　life　or　death。　The　rules　on　what　constitutes　cash　are　very　simple　
–　it　has　to　be　just　that；　or　negotiable　securities　designated　as　being　as　good　
as　cash。　Cash　flow　is　looked　at　in　two　distinct　and　important　ways：　as　a　
projection　of　future　expected　cash　flows；　and　as　an　analysis　of　where　cash　
came　from　and　went　to　in　an　accounting　period　and　the　resultant　increase　
or　decrease　in　cash　available。　
Table　1。3　An　example　of　a　double…entry　ledger　
General　Journal　of　Andrew’s　Bookshop　
Date　Description　of　entry　Debit　Credit　
10　July　Rent　expense　￡250　
Cash　￡250
Accounting　25　
Cash…flow　forecasts　
The　future　is　impossible　to　predict　with　great　accuracy　but　it　is　possible　to　
anticipate　likely　outes　and　be　prepared　to　deal　with　events　by　building　
in　a　margin　of　safety。　The　starting　point　for　making　a　projection　is　to　make　
some　assumptions　about　what　you　want　to　achieve　and　test　those　for　
reasonableness。　
Take　the　situation　of　High　Note；　a　business　being　established　to　sell　sheet　
music；　small　instruments　and　CDs　to　schools　and　colleges；　which　will　expect　
trade　credit；　and　members　of　the　public　who　will　pay　cash。　The　owner　plans　
to　invest　￡10；000　and　to　borrow　￡10；000　from　a　bank　on　a　long…term　basis。　
The　business　will　require　￡11；500　for　fixtures　and　fi。。ings。　A　further　￡1；000　
will　be　needed　for　a　puter；　so。。ware　and　a　printer。　That　should　leave　
around　￡7；500　to　meet　immediate　trading　expenses　such　as　buying　in　stock　
and　spending　￡1；500　on　initial　advertising。　Hopefully　customers’　payments　
will　start　to　e　in　quickly　to　cover　other　expenses；　such　as　some　wages　
for　bookkeeping；　administration　and　fulfilling　orders。　Sales　in　the　first　six　
months　are　expected　to　be　￡60；000　based　on　negotiations　already　in　hand；　
plus　some　cash　sales　that　always　seem　to　turn　up。　The　rule　of　thumb　in　the　
industry　seems　to　be　that　stock　is　marked　up　by　100　per　cent；　so　￡30；000　of　
bought…in　goods　sell　on　for　￡60；000。　
On　the　basis　of　the　above　assumptions　it　is　possible　to　make　the　cashflow　
forecast　set　out　in　Table　1。4。　It　has　been　simplified　and　some　elements　
such　as　VAT　and　tax　have　been　omi。。ed　for　ease　of　understanding。　
The　maths　in　the　table　is　straightforward；　the　cash　receipts　from　various　
sources　are　totalled；　as　are　the　payments。　Taking　one　from　the　other　leaves　
a　cash　surplus　or　deficit　for　the　month　in　question。　The　bo。。om　row　shows　
the　cumulative　position。　So；　for　example；　while　the　business　had　￡2；450　
cash　le。。　at　the　end　of　April；　taking　the　cash　deficit　of　￡1；500　in　May　into　
account；　by　the　end　of　May　only　￡950　（￡2；450　–　￡1；500）　cash　remains。　
Overtrading　
In　the　example　above；　the　business　looks　like　having　insufficient　cash；　
based　on　the　assumptions　made。　An　outsider；　a　banker　perhaps；　would　
look　at　the　figures　in　August　and　see　that　the　faster　sales　grew　the　greater　
the　cash…flow　deficit　became。　We　know；　using　our　crystal　ball；　the　position　
will　improve　from　September　and　that　if　we　can　only　hang　on　in　there　for　
a　few　more　months　we　should　eliminate　our　cash　deficit　and　perhaps　even　
have　a　surplus。　Had　we　made　the　cash…flow　projection　at　the　outset　and　
raised　more　money；　perhaps　by　way　of　an　overdra。。；　spent　less　on　fixtures　
and　fi。。ings；　or　set　a　more　modest　sales　goal；　hence　needing　less　stock　and　
advertising；　we　would　have　had　a　sound　business。　The　figures　indicate　a　
business　that　is　trading　beyond　its　financial　resources；　a　condition　known　
as　overtrading；　anathema　to　bankers　the　world　over。
Table　1。4　High　Note　six…month　cash…flow　forecast　
Month　April　May　June　July　Aug　Sept　Total　
Receipts　
Sales　4；000　5；000　5；000　7；000　12；000　15；000　
Owners’　cash　10；000　
Bank　loan　10；000　
Total　cash　in　24；000　5；000　5；000　7；000　12；000　15；000　48；000　
Payments　
Purchases　5；500　2；950　4；220　7；416　9；332　9；690　39；108　
Rates；　electricity；　heat；　
telephone；　internet　etc　
1；000　1；000　1；000　1；000　1；000　1；000　
Wages　1；000　1；000　1；000　1；000　1；000　1；000　
Advertising　1；550　1；550　1；550　1；550　1；550　1；550　
Fixtures/fi。。ings　11；500　
puter　etc　1；000　
Total　cash　out　21；550　6；500　7；770　10；966　12；882　13；240　
Monthly　cash　
Surplus/deficit（–）　2；450　（1；500）　（2；770）　（3；966）　（882）　1；760　
Cumulative　cash　balance　2；450　950　（1；820）　（5；786）　（6；668）　（4；908）
Accounting　27　
Cash…flow　spreadsheet　
You　can　do　a　number　of　‘what　if’　projections　to　fine…tune　cash…flow　
projections　using　a　spreadsheet：　Business　Link　（businesslink。　
gov。uk/Finance_files/Cash_Flow_Projection_Worksheet。xls）　has　a　cashflow　
spreadsheet　that　you　can　copy　and　paste　into　an　Excel　file　on　your　
puter。　
Statement　of　cash　flows　for　the　year　
A　cash…flow　statement　summarizes　exactly　where　cash　came　from　and　how　
it　was　spent　during　the　year。　At　first　glance　it　seems　to　draw　on　a　mixture　
of　transactions　included　in　the　profit　and　loss　account　and　balance　sheet　for　
the　same　period　end；　but　this　is　not　the　whole　story。　Because　there　is　a　time　
lag　on　many　cash　transactions；　for　example　tax　and　dividend　payments；　
the　statement　is　a　mixture　of　some　previous　year　and　some　current　year　
transactions；　the　remaining　current　year　transactions　go　into　the　following　
year’s　cash…flow　statement；　during　which　the　cash　actually　changes　hands。　
Similarly；　the　realization　and　accrual　conventions　relating　to　sales　and　
purchases　respectively　result　in　cash　transactions　having　a　different　timing　
to　when　they　were　entered　in　the　profit　and　loss　account。　
Example　
A　pany　had　sales　of　￡5　million　this　year　and　￡4　million　last　year　and　
these　figures　appeared　in　the　profit　and　loss　accounts　of　those　years。　Debtors　
at　the　end　of　this　year　were　￡1　million　and　at　the　end　of　the　previous　year　
were　￡0。8　million。　The　cash　inflow　arising　from　sales　this　year　is　￡4。8　million　
（￡0。8　million　＋　￡5　million　–　￡1　million）　whereas　the　sales　figure　in　the　profit　
and　loss　account　is　￡5　million。　
For　these　reasons　it　is　not　possible　to　look　at　just　this　year’s　profit　and　loss　
account　and　balance　sheet　to　find　all　the　cash　flows；　you　need　the　previous　
year’s　accounts　too。　The　balance　sheet　will　show　the　cash　balance　at　the　
period　end　but　will　not　easily　disclose　all　the　ways　in　which　it　was　achieved。　
piling　a　cash…flow　statement　is　quite　a　technical　job　and　some　training　
plus　inside　information　is　needed　to　plete　the　task。　Nevertheless；　the　
bulk　of　the　items　can　be　identified　from　an　examination　of　the　other　two　
accounting　statements　for　both　the　current　and　previous　years。　
From　an　MBA　perspective　it　is　understanding　the　requirement　for　a　
cash…flow　statement　as　well　as　the　other　two　accounts　that　is　important；　
as　well　as　being　able　to　interpret　the　significance　of　the　cash　movements　
themselves。
28　The　Thirty…Day　MBA　
Straight　Plc　
The　un…audited　condensed　cash…flow　statement　for　Straight　Plc；　which　was　
established　in　1993　as　a　supplier　of　container　solutions　for　source…separated　
waste；　is　shown　in　Table　1。5。　Initially　one　man　and　a　desk；　the　pany　
grew　to　bee　the　UK’s　leading　supplier　of　kerbside　recycling　boxes　
as　well　as　a　key　supplier　of　other　types　of　waste　and