职场中层的自我管理:职场360度 刘平青 --第8部分

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在日常工作中，收发邮件、撰写汇报、发送短信都要运用到“写”。　
值得一提的是，短信最好不要采取群发的方式，尤其是表达感谢、询问意见的时候。邮件则要注意排版的可观阅性，字体稍大，格式严谨为上。无论哪种书面形式，但凡涉及有关领导的姓名，一定要再三校对，别出差错。下面系统地介绍“写”的必要细节。　

提笔前要斟酌。　
首先应“达意”。传达信息给对方，务必予对方良好的第一印象，如此，方能使传达更具效果。其次要“简明”。切记现在是分秒比争的工作社会，时间就是金钱，无论对方是自己的上司、同事、往来客户、业者或部属，均需珍视其时间。最后须“条理”。表达方式应尽量避免招致对方的误解，只要能正确地沟通，即可解除此种顾忌。在书写之前，要将其内容简洁地加以整理。　

书写有四个原则。　
①　没有事实根据的事情，切莫记录。因为，胡乱记录不经证实的流言，等于默认自己是个不学无术的蠢材。②　
在书写之前，应先准备齐全的资料，然后将自己所要提出的内容，经过分析与整理，最后作一安排，有条不紊地加以叙述。③　
文笔尽量简明扼要，避免卖弄文笔或华美繁杂的文采。唯有朴实中恳的文笔，方能博得他人的信赖。　

细节决定职场成败（8）　
在华丽辞藻的堆砌下，如对方根本不了解，则沟通已失其义，徒劳而无功。④　
善于书写者，其文章必然是简洁、扼要，而有力的。例如，林肯在葛底茨堡的演说稿只有266个字、《十诫》有297个字、《独立宣言》亦仅约1500个字左右。　
运用“通告”式的备忘。　
在今日的商业界，通告被公认是提高员工士气的强心剂，而广泛为大家所采用。经营者将有关公司的各式活动与状态，透过资料的传达，确可提高员工的士气以及工作的效率。所以，应尽量以通告方式，将部门的经营计划或其他变更之事，充分地传达给员工知晓。　

书写“报告”的细节事项。　
“报告”之所以为大家广泛利用，除了能表示一个人活动内容外，凡各部门与公司定期的经营内容分析、公司财务上的定期报告、公司新产品调查、市场调查、经营指标变更、经营问题所在等等，均可归类至“报告”中。“报告”的性质，可大致分为两类：　

①　此类报告只对事实作忠实的叙述与记载，不提出意见或建议。　
②　此类报告是解析式，对现状作一个深入尖锐的分析，并提出结论与建议。　
上述两类报告中，第一种多以日常的例行业务为中心，仅收集事实而不提出意见，且需翔实地予以记录。第二类则包含复杂的分析，并非仅是事实的罗列，尚包含“判断”与“建议”。一般而言，往往将过去与现在的活动作一比较与检讨，并借以展望未来。　

这里由于报告对中层人员尤为重要，所以作详细说明。　
若报告是提供给特定的人阅读，那么，就可采用书信方式来书写；如果给许多人观阅，就需采用较正式的形式来书写，同时亦需多复印几份，以节省时间。　
如对象是一般大众或欠缺此专门知识者，则应极力避免用太多的专业术语，以免破坏当初提出报告书的原意。　
为了使报告更臻完美，不妨适时地附上一些统计图表、照片等等辅助资料。然而，这些资料应以有助于所提示的事实而增加对方的理解为限，切忌为求增加报告本身的分量，而盲目地加入一些毫无意义或根本不相关的资料。　

（八）把握“健康”的细节健康不仅包括自我的身心健康，还包括他人的健康。健康是细节得以执行的根本，因为身体是革命的本钱。中层欲发挥自己才能与职权，首先要拥有健康。假如经常性地感到疲劳或无法忍受一波又一波来袭之压力，在最坏的情况下，公司会令自己失去职位。　

所谓健康，乃指身体强壮安逸之意。人的身体乃一机密机器，有种与生俱来而不可思议之能力，故应尽全力加以培养。切勿在患病之际方知健康的可贵，应该在平日就熟悉保养身体，以免病入膏肓之际怨叹悔恨。　

健康的细节包括合理饮食、经常运动、按时休息、常规检查等几个方面。这里仅就运动加以介绍。　
为长坐办公桌者而设计的简易运动法如下：　
每次坐上椅子，即尽量将手臂伸直往后拉，做深呼吸。　
每隔15~20分钟，就调整一下坐姿，转动肩膀使身体肌肉松弛。　
每隔30分钟，尽量将整个上半身往后仰。　
尽量将电话放远一些，如此，在接电话或打电话之际，方能趁机伸直手臂，有益肌肉的松弛。　
欲站立时，先做一前弯运动，以手触摸到脚尖为准。　
（九）把握“高效”的细节高效是组织中良性互动的保证，是细节所要达到的目的，因为卓越的执行力才是中层的核心竞争力。中层执行力以高效为优势，所以提高效率对中层而言，是职场制胜的法宝。　


细节决定职场成败（9）　
审视自己是否高效。　
必须认识到实际工作效率比自己所料知效率差得太多了。以下所列举的，就是常犯此种毛病的情况。　
①老是挑一些琐碎、无谓、多余的动作做。　
②不懂的经营的第一原则——“让部属从事合乎其薪资之工作”。　
不肯将一些小事委任与部署，唯恐部署不会处理，此种人物是典型的婆婆妈妈型，天生的劳碌命，事事非亲自做不可，否则寝食难安。　
③缺乏今日事今日毕的时间观念，经年累月堆积太多的工作，致使一旦发生意外，而没办法解决。　
④老是喜欢将一些有待裁决之事搁置在后，先做容易记不费脑筋之事，致使工作越积越多，虽然经常能忆起这些待办的事，但是，想归想，却依然不付诸行动。　
办公室摆设有方可以提高效率。　
办公室与办公室设备亦是决定中层是否忙碌的关键之一。办公室内办公设备的摆设良好，可使工作效率大为提高。现在可环视办公室的一切，看设备是否放置适当，是否予人一种舒适而安全的感觉。打开抽屉，看是否整理得有条不紊，井然有序。卡片、信封、回形针等是否混乱得纠纷不清，桌头的文件与档案，是否胡乱堆叠在一起。　

通过办公室的有效摆设，可以达到节省时间与精力的目的：常用的办公设备，应放在随手可取到的位置。例如，对于一个经常要计算各种数字的人而言，计算机是一件必备的工具，所以，应放在触手可及的地方，以免到处取放浪费时间；又如，常用的计算机若放在别的办公室，则浪费时间，实非明智之举。桌面应整理好，以保持能随时使用的状态。例如，档案、文件等应放置在固定的场所；通讯录与电话录应放在桌上箱子内或固定于抽屉之中。　

重要的工作应该优先着手。　
身体与心理状况最佳之时，应集中精神着手重要且困难的工作，反之，感到精神恍惚、注意力没办法集中、身心俱疲之时，不妨有弹性地做一些较为轻松的工作，诸如签名、查看公文、拆阅邮件等等。趁早晨头脑较清晰时，从事一些较费时、费脑筋的工作。　

资料多多益善。　
只要有利用价值的资料，均需不遗余力地予以收集。资料是信息的比拼，是决策的依据。比如要学打高尔夫球，就需先收集有关高尔夫球的资料——何处有高尔夫球场？向何人请教球技？必备高尔夫球具与学费估计需花费多少金额？是否尚有其他费用？等等。待收齐该些情报，再下决定是否学打高尔夫球。　

资料整理当分门别类。　
欲了解问题真正发生的症结所在，以及订立解决问题的方案与方针，首先需能正确地掌握该问题的整体形象，如有必要，应与下级一同研究，以便充分地认识与掌握该事件，然后再移转至下一步骤。汇集完各资料与事实之后，接着作整理与分类，舍弃无用者而留下有用者，决定所收集资料的价值。然后，就有价值者作深思熟虑，以决定该采用何种措施。　

经验与决策。　
在一般情况下，解决方案的选择不应仅有一种，同时，值得注意的是，过去的经验亦不可忽略，不但不应忽视反应多加留意，应选自过去最具成功率的解决方案，以作为今日的参考行列。如果问题毫无前例可循，须先考虑对有关人员以及整体所带来的影响。　

第一印象是人际交往中的高效保证。　
中层要发挥“信”的作用，获得他人的信任，第一印象是关键性的角色。这里重点介绍有关初见面而获致他人信任的方法。　
①　言行举止都要表现出自己是一个可信赖的人，如果自己的表现令对方觉得你是一位成功的管理者，则对方必然认定自己是一个处事态度极为干净利落之人。　
②　凝视对方的眼睛。在与对方交谈时，需凝视对方的眼睛，因为，一般人认为此种人秉性忠厚老实。　
③　不要表现出急躁、轻浮、紧张的态度，否则不易得到对方的信赖。　
本章小结中层置身于360度的关系网络中，需要有多维度的周全考虑，才能够避免来自职场、生活、家庭的隐患，在预见性的指引下规避不可逆的伤害。通过中层对人生阶段这个时间系统和工作、生活、家庭这个空间系统的谋篇布局，可以体现中层的价值取向和胸怀考虑，也一定程度上决定了中层职场的高度、满意度和人生的幸福指数。　

放大镜如同双刃剑，一方面将中层的不足扩大到上级、下级的眼中，威胁了“信”的建立；另一方面，将中层的优秀细节放大，形成良好的印象，巩固了“信”的作用。中层作为连接上下、保障执行的中枢骨血，在承受着外界“完美主义”压力的同时，需要清醒地立足并扮演自身的角色，趋利避害地运用放大镜的效果，下意识地通过细节的外化作用，将压力钝化，举重若轻。　

度的系统是由无数细节构成的，而能经由放大镜起到成败攸关作用的细节就是中层着力的关键。细节是情绪商数、道德商数、职场商数的综合体现。中层要学会在多维度系统的沟通细节中，修炼出健康高效的执行力，打造出详略自如的竞争力。　

　

组织中差序格局和责权利不对等（1）　
不想当将军的士兵不是好士兵。似乎没有人愿意在一个位置上干一辈子，获得晋升几乎是每个职场人士所追求的目标。晋升，意味着得到组织的认可，获得更高的地位，得到更多的发展机会，常常被认为是事业成功的外在表现。每个人都要努力超越自我，不管自己目前是怎样的，都应该考虑将来要更好，不断奋斗，往上发展。但人们在追求晋升这个目标时或多或少存在两个误区。　

一方面，认为只要埋头苦干，搞好业绩，就能晋升。不少人抱怨自己付出了，却没有如愿获得晋升。良好的业绩是晋升的基本条件，但不是决定因素。无论是在国内还是国外，影响晋升的因素都是多方面的。一个组织中的中层，在做好本职工作的同时，是否经常主动向领导汇报，自己所做的工作领导是否真正知道，自己对工作的评价和领导及周边同事对工作的评价是否一致也很重要。由此可见，要想获得晋升，埋头苦干的同时，还要巧干加在营销中干。　

另一方面，认为晋升靠的是走后门，拉关系。古今中外，晋升中都或许存在一些人情因素。在一定的市场竞争环境下，在有生命力的发展组织中，决定晋升的因素大都以促进组织的健康平稳发展为主。领导在决策用人时也会全面系统地进行考虑。作为组织中的中层，如果不了解组织中用人时的加减法这一基本规则，付出未必能获得预期的回报。按规则办事，顺势而为，才能成事。　

组织中差序格局和责权利不对等一、差序格局理论“差序格局”是20世纪40年代费孝通在其早期著作《乡土中国》中提出的一种理论，他把中国社会结构的特点归纳为“差序格局”，即“社会关系是逐渐从一个一个人推出去的，是私人联系的增加，社会范围是一根根私人联系所构成的网络”；“好像把一块石头丢在水面上所发生的一圈圈推出去的波纹”；“每个人都是他社会影响所推出去的圈子的中心，被圈子的波纹所推及的就发生联系”。人际关系“像水的波纹一样，一圈圈推出去，愈推愈远，也愈推愈薄”。相应的，他将西方现代社会中人与人的关系归纳为一种“团体格局”，就像“一捆一捆扎清楚的柴”①。　

差序格局点出了中国人在关系互动中的三个特色：①　以家族主义区分人际亲疏；②　以特殊主义对待人际差别；③　具有伸缩弹性的格局界线。　
二、组织中的差序格局中国组织浸泡在中国传统文化的海洋里，虽然近代以来受到西方文化的冲击和影响，但似乎差序格局这样一种特征依然故我。宏观上部门各自为政，微观里帮派林立，在组织中并非鲜见。组织中的差序格局特征大致如下：　

（一）组织中往往存在着一个“一把手”　
这个一把手可能是董事长，可能是总经理，也可能是不为中层所知的某个人。这个一把手可以存在于组织内也可存在于组织外，他掌握了组织的实际控制权，包括人事任免权等。　

（二）单位中的“圈子”不断争斗，最终斗出“一边倒”　
中国社会中的“单位”，建立后经过一段磨合期（即是重新建立私人关系网络的过程），会形成人们的“圈子”，换句话说，也就是出现新的“山头”。一个单位如果没有上级领导的掌控，没有上级有意识地去维持其内部各个小“山头”之间的平衡，就会逐步形成一个“山头”（以单位某个主要负责干部为核心形成的“圈子”）在单位内“一统天下”的趋势。这样就使得这位负责干部个人的私人圈子与单位的官方圈子重合起来，出现这样一种特定的“差序格局”。最值得关注的