时间管理-第3部分
按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
下一步，我们就该为这一年写时间规划了。写的时候，请注意
下面几点：
1。 首先安排固定项目
首先从工作或上课时间开始。这些时间段通常是事先就固定
的。其他的活动必须围绕它们进行。然后安排每天的日常活动，如
睡觉和吃饭。把固定的项目安排完以后，你可以看到还剩哪些时间
7 天学会高效管理时间第26页
供你支配。注意在项目之间安排休息间隔，例如每工作50 分钟休
息10 分钟。
2。 根据你的生物钟安排时间
把重要的任务安排在你效率高、干扰少的时间段。把你的空余
时间按你的效率和外界干扰给予不同分值。然后，把优先度高的任
务分配到分值较高的时间段。例如，用大块的时间学习新知识。
3．把较大的任务分割成易于控制的小块
．当你面对一个巨大的任务，被它压得喘不过气来的时候，试着
把它分成小块，使它易于管理，然后相应地安排你的时间。这样做
有几个好处，首先，你明确了完成整个任务的各个步骤，只要循序
完成各小块就能成功，畏难情绪会减轻；其次，把一个任务拆分为
若干块，可以使你的进度显得更显著，并能多次体会达到目标的喜
悦；再次，较小的任务段易于估计时间，从而加强对完成时间的控
制。
4。 充分利用零碎时间
从时间表中〃剪裁〃大块大块的时间后，剩下的边角余料可不能
浪费。可以用它复习学过的知识、做一两节操。一个利用小块时间
的技巧是：把你不愿做的事情分成小段，然后在做其他事情的间隙
每次完成一小片，不知不觉做完讨厌的事情。
5。 为每件事情设定明确的起止时间
这样可以防止项目之间互相干扰，也可以防止你把事情拖到最
后一分钟才做。
6．留出充分的休息和娱乐时间
．在制订时间表时，千万不要“虐待”自己。要制订一个切实可
7 天学会高效管理时间第27页
行的计划，就应该为生活中真实的你“度身订做”，预留出你需要
的休息和娱乐时间，使你保持良好的状态和愉快的心情。否则，执
行的时候会不断打乱计划，不但没有节省时间，反而使其他事情也
脱离预定轨道。
7．留出机动时间，不要把所有的时间都填满
．为突发事件预留时间。一个填得满满当当的计划表是没有“防
震”性能的，稍有意外，整个计划都会“破碎”，无法执行。
订完计划后，按下面的标准逐条检查，修改计划：
1．事情是按重要程度和紧急程度依次进行的吗？先处理重要
的和紧急的事情，发展型任务优于维持型任务。是否有根本不需要
做的事情列入了时间表？你不可能完成每件事情，也不可能把每件
事情做得尽善尽美。
2．每天应有用于自省和修订计划的固定时间。如果遗漏了这
一部分，请在时间表中补上。
3．对于有截止期的任务，是否有足够的时间在时限内完成？
没有处理过的事情往往比你想像中要花费更多时间，为它们留下充
裕的时间。
4．把用于生活不同方面的时间分别加总，各部分之间应保持
平衡。很多时候，在时间表的各个单项中看不出来的问题，会在合
计数字中显示出来。如果某部分明显超过或低于合理的比例，请进
行调整。
下面总结了二十个节省时间的方法，请根据你的需要选用它
们：
1。 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。
7 天学会高效管理时间第28页
2。 从优先级最高的事物着手。
3。 和拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。
4。 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。
5。 为自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或
者有时不起作用。
6。 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。
7。 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。
8。 学会委派别人做事。
9。 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。
10。 减少例行事务：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的
事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推
迟优先级很低的任务。
11。 避免完美主义。记住80/20 定律。
12。 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现
实态度。
13。 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付
突发事件。
14。 设置时间限制。例如，做某些决定时，不应超过3 分钟。
15。 聚精会神地做手头的事情。
16。 处理重要事情时，使用大块的时间。
17。 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。
18。 文书工作争取只处理一次。
19。 在行动以前，彻底地思索整件工作。
20。 第一次就做好。
7 天学会高效管理时间第29页
进行时间管理，就好像抛鸡蛋，你要不停地把手中的一只鸡蛋
换成另一只，还要保持所有的鸡蛋都不落到地上。要做好抛鸡蛋的
动作，需要耐心、毅力、练习和计划。进行良好的时间管理，同样
需要这些品质。当鸡蛋越来越多，情况越来越糟的时候，你要有能
力控制局面，把握好间隔和规律——这正是时间管理的内容。
工作时，要持之以恒地进行时间管理。你要参加业务会谈，要
赶在截止期前完成工作。时间管理的意义不仅在于帮助你达到工作
上的目标，它能使你最大程度地发挥自己的作用，并在工作和个人
生活之间保持平衡。
7 天学会高效管理时间第30页
第六天
时间管理的主要内容我们已学得差不多了。在今天，我们将分
小标题学习几项有用的知识。如果说，前面的工作是搭好了房子的
框架，那么我们现在所做的就是为它装上漂亮的门、窗和地板，使
房间变得更加宜人。
使用时间的模式
你是否了解自己？时间管理是帮助我们通过投资时间达到目
标的技巧，因此，学习时间管理的第一步是了解你自己。
你习惯怎样使用时间？要回答这个问题，仅凭感觉和记忆是不
够的，必须依靠精确的记录。因为人们往往宽于律己严于律人，自
己认为在工作，在别人眼里则完全不是。例如，有的脑功能衰退患
者在求诊时，自称家中宽敞，每天可行走一万步以上，带上记步器
进行记录后发现，实际每天只走了几百步。在时间管理上也一样，
自己感觉工作了若干小时，实际上，也许大部分时间在打岔、走神、
吃东西，真正工作的时间只有几十分钟。因此，需要详细地记录自
己的活动情况，才能客观地了解自己使用时间的模式。
练习：记录你的模式
7 天学会高效管理时间第31页
准备合适的工具，如笔、空白时间表（最好以一刻钟或半小时为一刻）、计
时器，详细记录自己的活动情况，坚持一周。如果全天记录有困难，可以分
段记录，比如今天记录整个上午的情况，明天记录下午和晚上的情况，后天
记录上午和中午的情况，等等，然后把它们综合起来。
记录中要包括以下几点：
活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成（或
者：是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长短。
下面是一份记录的空白样表：
______年___月___日星期__
项目 地点 效率自评 计划 中断说明
6：30
7：00
7：30
8：00
8：30
9：00
9：30
10：00
10：30
11：00
11：30
12：00
12：30
7 天学会高效管理时间第32页
13：00
13：30
14：00
14：30
15：00
15：30
16：00
16：30
17：00
17：30
18：00
18：30
19：00
19：30
20：00
20：30
21：00
21：30
22：00
22：30
23：00
23：30
填定说明：
项目：这段时间所做事情的说明；
7 天学会高效管理时间第33页
地点：进行活动的地点；
效率自评：对完成效率的自我评价，可以用ABC 或123 为标记，如果
效率有较大波动，则标出来，如A…B（由高效率变为中等效率），或1…3…2
（由高效率变为低效率再变为中等效率）。
计划：用百分数表示计划的完成比例，100％表示完成这段时间应做的
事情，50％表示只做完了一半，N/A 表示这件事是计划以外的事情。
中断说明：注明中途中断的次数、原因、持续时间。
你的时间的主人是谁？是家人？上司？电视？手表？你的
胃？或者你的意志？
在你没有仔细规划自己的时间以前，你的时间是“公共资源”，
任何人、任何事都可以随意占用，而你甚至没有感觉。不管是否得
到合理使用，时间都在无可挽留地流入记忆之川。
请仔细地观察自己的时间使用模式，找出你的时间的控制者。
主动地拖延
我们总在学习克服拖延习惯的技巧，以便更好的利用时间。不
过，在合适的时候，主动地进行拖延，也会对我们有益。
当我们疲倦、沮丧或愤怒的时候，如果工作需要敏锐反应和清
晰思考，中断工作比勉强自己继续进行的效果要好得多。
如果我们没有足够的能力或信息来完成某项工作，最好把它暂
时搁置起来，以等待条件成熟。
当我们有更重要的事情要处理时，应该暂缓手头的工作，按轻
重缓急的次序安排任务。
如果你准备采取某个行动以应付危机，却感觉很糟，那么最好
也暂停下来，给自己更多的时间以进一步搜集信息，从多方面加以
7 天学会高效管理时间第34页
考虑，说不定会柳暗花明，发现一条新路。
不过，不要以“我正在进行主动地拖延”为借口，逃避真正需要
马上执行的事情。
谋杀时间的凶手
1．没有日程计划。有没有日程计划，决定了你这一天是主动
地生活，还是被动地回应外界环境。如果你没有规划时间，那么你
对时间的使用便无效率可言。你的时间变成一块蛋糕，谁来了都可
以分上一块，你不控制自己的时间，别人就会来控制它。你把方向
盘的操纵权让给了别人，或者信马由缰，虽然你在努力工作不断前
进，却有可能走上了错误的方向，成天忙忙碌碌地做些没有意义的
事情，不但浪费了时间，还浪费了精力。
2．生活失去平衡。我们的生活由七个不可或缺的部分构成：
健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神。我们不需要把每天
的时间均分给它们，但要保证每一项都得到充足的时间，维持生活
的平衡。如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活就会失衡，
其他的各项将受干扰，致使我们无法取得成功。
3．桌面杂乱。研究表明，桌面杂乱的人平均每天要花一个半
钟头找东西或因此走神。一个半钟头，听起来不可想象，但确实是
这么多。这儿多花几分钟，那么多花几分钟，嘀嘀答答，就像漏水
的水龙头的一样，积少成多，每天漏去大把时间。效率高的人，桌
面和工作间一般是很整洁的，这样他们就给把精力集中到今天的工
作重点上，不会被触目所及杂乱无章的东西分神，而且能很快找到
所要的东西。
4．睡眠不足。我们常常抱怨精力不足。我们每天的睡眠时间
7 天学会高效管理时间第35页
通常一样，但睡眠的质量并不一致。白天压力过大，常使我们成晚
睡不着。这会使人陷入恶性循环：精力不足，无法完成工作，压力
加大，晚上睡不着，精力更加不足。要跳出这个循环，首先要规划
好自己的时间，提高白天工作的效率，提高成就感，减轻压力；其
次，要有意识地进行自我心理调适，缓解焦虑不安的心理。
5．不吃午饭。许多人不吃午饭，把午休时间用来工作，期望
取得更大成效。这样做往往适得其反。在午休时间工作也许是有效
率的，但吃午饭能使工作效率更高。哪怕短短15 分钟的午饭和休
息，也能使我们精力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀不误砍柴
功”这句老话就明白了。
时间的四个象限
我们每天所做的事情，可以分类归入四个象限：
1． 重要并且紧急：它们是危机任务
2． 重要但不紧急：它们是新的机遇
3． 紧急但不重要：它们是日常事务
4． 既不紧急又不重要：它们是杂乱琐事
你觉得人们在哪个象限耗费的时间最多？ 答案是第4 象限的
杂乱琐事，因为处理这类事情没有任何压力。其次是第3 象限，因
为“会响的轱辘有油喝”，这种事情总在吸引人们的注意力。
以减少处理1、2 象限的时间为代价，处理3、4 象限的事务，
是一种变相的拖延。管理时间时，请确认你把重点放在1、2 象限
上。
你可以把要做的事情列出来，分门别类地划入四个象限，然后
决定为它们花费多少时间。
7 天学会高效管理时间第36页
高效时间管理的秘密在于第2 象限。如果你把精力集中于第2
象限，就能掌握时间的主动权，保持生活的平衡，减少未来可能出
现的危机。
每天留出一点时间处理重要而不紧急的事情，是保持领先的方
法。通过这样做，你把宝贵的时间储存起来，在以后面临突发事件
时，便能动用你的储蓄，在紧迫的时间压力面前应付自如。
假设你有100 元钱，20 元买了冰淇淋，70 元存入了银行，还
有10 元不小心丢失了。买冰淇淋的钱被消费掉了，存入银行的钱
被储存起来，丢失的钱则白白损失了。
每天的时间和这100 元钱一样，有些时间被“消费”，你得到了
享受，有些时间被“储存”，为今后节省了时间，有些时间则白白浪
费。
像对待钱一样认真地计划、总结时间的使用情况，合理地消费
掉一部分，坚持储存一部分，减少浪费的时间，你会慢慢地变“富
裕”，拥有丰富的人生。
这些时间属于消费部分：吃饭、睡觉、逛街、看电视、聊天……
这些时间属于储存部分：思考、学习、记忆、计划……
这些时间属于浪费部分：无谓的等待、做不需要做的事、无聊
的旅途……
计算你的时间成本
你的每个小时价值多少？
首先，计算出你的时间的成本是多少。如果
