让老板爱死你-第5部分

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　　　　绝对要避免的事1。不知道，这不是本部门处理的（完全不负责任的做法）2。态度强硬（即使是对方错）3。态度傲慢或不予理会4。表现出不耐烦5。要对方另去电某处　
　　　　小叮咛：当然一定要全盘了解问题所在，否则若是鸡同鸭讲就更糟了！　


第七章　两性互动：发挥两性特质共创职场双赢
第22节　发挥性别特质的极致
　　　　无论男女，别一味地要求改变对方。了解自己的特质，并将它发挥到极致，我想这才是真的平等吧！　
　　　　职场上女性真的可以与男性以相同的条件一较长短？知名两性专家也是畅销书《男女大不同》的作者约翰？葛瑞博士（Dr。John　Grey）曾经提醒大家，别自以为是地认为：异性跟自己一样。他还大胆提出了“男人来自火星，女人来自金星”的论点，说明两性之间的差异，并非三言两语可以道尽。　
　　　　大多数的女性，比男性具备更细腻的心思，感性且重视人与人之间的和谐关系。这样的人善于察言观色，在担任助理时往往可以给上司更多贴心的协助。例如：　
　　　　●照顾上司办公室盆栽时看不到一片枯叶。　
　　　　●在会谈桌上摆一点糖果，让前来开会的人能带着甜甜的笑容离开。　
　　　　●趁主管开会时，用胶带小心粘起挂在衣架上西装外套上的落尘。　
　　　　●随时注意晶亮玻璃桌上，不留任何指纹。　
　　　　●老板的开运水晶，每天小心擦拭，并确认放在他的开运方位。　
　　　　●按时提醒用药，甚至必要时协助量测血压血糖等。　
　　　　这些林林总总细微又不起眼的工作，女性同仁做起来往往格外得心应手。殊不知这些体贴的工作，总会让上司有一种无后顾之忧的安全感，让他们可以全力冲刺公司所赋予的任务。　
　　　　当然，女性可能被批评过于情绪化、容易公私不分、妇人之仁、视野不够宽广、斤斤计较等消极的特质。但人本来就各具天性，无论男女，别一味地要求改变对方。了解自己的特质，并将它发挥到极致，我想这才是真的平等吧！　
　　　　小秘密：曾经有一位主管，在我担任他秘书不久后对我说：“看到办公室变得这么整齐，最近进办公室做起事来效率特别高！”之后待在公司的时间就更长了呢！　
　　　　现在要做的事：　
　　　　检视与上司间的默契　
　　　　上司的工作习惯　
　　　　我可以做的事　
　　　　常常找不到东西　
　　　　分门别类归档。　
　　　　名片一大堆找时间分类并key　in到电脑里便于搜寻。　
　　　　时常开会开会前备妥前一次会议记录，并为本次会议摘录相关资料。　
　　　　交际广泛准备电话簿，于上司电脑/桌上/车上及自己身上，以备下班时上司随时来电查询。　
　　　　一天中有多场会议每日下班前先口头报告，隔日一上班再提醒一次，并询问有否需要其他相关资料。　
　　　　有企划相关的业务协助资料搜集、剪报等，供上司随时充电以备不时之需。　
　　　　小叮咛：多观察就会发现，可以做的事比想像中多得多了！　


第七章　两性互动：发挥两性特质共创职场双赢
第23节　保护自己也顾及上司
　　　　保护自己也顾及上司的好名声，这样的部属才酷！　
　　　　在我担任的“秘书实务课程”中，最常被问到的问题：“老师！您有没有碰过职场性骚扰？”　
　　　　好像女秘书一碰到男上司，外界就会以“特别”（我不愿意用“有色”两字）的眼光来看待。　
　　　　老实说，十分幸运地，多年工作中倒真是没碰过一桩类似的麻烦事呢！我可绝非是那种只具内在美，出门很安全的欧巴桑！不过根据过去的经验，我发现会发生的人总会常常发生，而免疫的人就总是可以全身而退。原因不外乎是在合作中多一份谨慎自守：　
　　　　1。如非机密所需，与上司单独谈话，尽量不要关门。　
　　　　2。行为举止要得宜，与上司谈话要有尊卑之分，以免引人遐想。　
　　　　3。与上司出差在外，若有任何需要讨论的事，应选择以电话或大厅等公共场所，避免在任何一方的房间。　
　　　　4。出差时详细记录每一项细节，洋洋洒洒的出差报告，也是一项工作认真的明证。　
　　　　5。若因需要协助上司的家庭事务，如接送小孩、购置家具、安排家庭旅游等，应与其配偶保持良好关系，并经常互动。　
　　　　6。避免与同事谈论到上司在工作以外的生活习惯（基本上，除非是上司交办事项，否则根本无须与同事谈起有关上司的所有事情）。　
　　　　多年来，屡屡与主管出差在外，我都掌握分寸，并巧妙为主管安排行程和时间，在前一日提醒同行者次日行程及应注意事项，并备妥文件资料。　
　　　　现在，即使是一般旅游，我也自愿每日早晨负责Morning　Call（以防饭店出差错）。如此就能在大家还睡眼惺忪之际，一个人穿戴整齐，优雅地在饭店享用美味的早餐了，不能不说是与男主管出差同行的磨炼与收获。　
　　　　小秘密：保护自己也顾及上司的好名声，这样的部属才酷！　
　　　　现在要做的事：了解男女大不同　
　　　　项目异同处背景不同男人来自火星；女人来自金星。　
　　　　处事态度不同男人理性而直接；女人感性而间接。　
　　　　情绪发泄不同男人喜独自思考；女人喜与人分享心情。　
　　　　特质不同男人粗犷豪迈；女人细致温柔。　
　　　　体能不同男人爆发力强；女人持久度高。　
　　　　重视不同男人重视结果；女人注意过程。　
　　　　小叮咛：认真发觉彼此差异，才能掌握两性共事的原则。　


第七章　两性互动：发挥两性特质共创职场双赢
第24节　与女主管共舞
　　　　期望比别人努力而获得平等的回馈，是一般女主管共同的心声。　
　　　　诚如先前所说的，女性一般比男性来得纤细、敏感也更具有人情味。在以男性为主的职场结构里，女性主管的职业生涯总是要比男性更加卖力，才能得到主管的青睐与信任。因此在与女主管共事之际，也别忘了比协助男主管时多加一分细腻与支持。　
　　　　要获得女主管的青睐，要先排除“女人是弱者”先入为主的同情心态。　
　　　　毕竟，若非家族企业，女性要在职场中与男性一较高下，除了需拥有相当的学识经历外，还要克服先天在体能上的劣势及家庭对女性所赋予的较高期待。她们除了要像男性一样在工作中日理万机，对家庭的付出也不容忽视。这对一个在工作中有成就的女性而言，承受着双重压力。　
　　　　她们也背负着与男性主管不同的社会成见，如：　
　　　　●男人愤怒是适当发泄；女人大声叫是泼妇骂街。　
　　　　●男人提早下班回家接小孩叫做新好男人；女人提早回家则是公私不分。　
　　　　●男人落泪是感性；女人掉泪是煽情。　
　　　　●丈夫薪水高过妻子是正常；妻子薪水多过丈夫则非一般。　
　　　　●男人职位高于女性是合理；女性职位高于男性叫强人。　
　　　　●男人能干叫优秀；女人能干叫厉害。　
　　　　●男人追根究底是负责；女人追根究底是心眼小。　
　　　　●男人拼命是上进；女人拼命是不幸。　
　　　　●男人工作叫事业；女人工作是副业。　
　　　　面对社会给予男女这么多不一样的看法，女性比男性多一分小心谨慎，也是理所当然。　
　　　　期望比别人努力而获得平等的回馈，是一般女主管共同的心声。唯有了解女性，待她们如同她们所期望的，才能在职场中和平且愉快地共处。　
　　　　小秘密：你的女上司性情敏感吗？没关系，她们是对人不对事！不但要让她了解你对工作的投入，更要让她信任并喜欢你。那么你的工作就无往不利了！　


第八章　管理实例：实用管理小妙方
第25节　为新任主管做些什么
　　　　他将公司当作自己的企业来经营，建立新团队最有效率的运作模式，成功的在极短的时间内，为企业把脉，并对症下药。　
　　　　长久担任高级主管秘书经验，我觉得：空降部队真的很难存活！　
　　　　时常看见在企业中，空降的特别助理、经理甚或总经理，常常都是进来时英气勃勃，出去时个个像是泄了气的皮球。　
　　　　相较于其他招募的新进员工，空降部队通常都是优秀又学有专精的，甚至是公司为了解决某些问题，或执行某一特写专案而高薪礼聘的专才。但耐人寻味的是，这些职场中的佼佼者，有时反而在企业中找不到立足之地。　
　　　　还好这样的疑惑没有困扰我太久，那是在Gary来到公司以后！　
　　　　原来在美国开公司的Gary，既是老板数十年的好友，又正逢想返回台湾地区发展，于是顺理成章地受聘为副总经理。刚抵国门就走马上任的他，也就成了名副其实的“空降部队”。对于公司这个两年内换了六七个主管的工作职位，我无法不抱着质疑的态度，心想：他到底可以撑多久？　
　　　　一进公司的第一件事，Gary立刻召见各部门主管，听取同仁的意见，了解公司状况后从大处着眼、小处着手。不到两个星期的时间，他对公司各部门的主要干部、任务职责如数家珍。　
　　　　甚至有些多年介于公司灰色地带的棘手问题，全都一一搬上台面，诚心诚意地与干部沟通并寻求解决。　
　　　　同仁对这位新副总，一则以喜、一则以忧，喜的是有了沟通渠道，工作自然顺畅多了；忧的是压力倍增，大家无不战战兢兢坚守岗位。我暗想：希望他可以撑得久一点。　
　　　　他的工作时间长，早上不到8点就到生产线上，与尚未开线的作业员闲话家常；晚上11点，他还在工程部门和主管讨论产品研发等技术问题。他设法了解并关心地面部队，在办公室很难找到他，因为走动式的管理，使他的身影时常出现在不同的部门。　
　　　　他的作法十分创新而有效率，和他配合的人都受益匪浅；向他请教的人都想入宝山决不空手而回。他找适当的人做适当的事，使得被他指派的同仁，都觉得与有荣焉、倍加卖力。　
　　　　总之，他将公司当作自己的企业来经营，建立新团队最有效率的运作模式，成功的在极短的时间内，为企业把脉，并对症下药。对这样一个好上司，我由衷地说：恭喜！登陆成功！　
　　　　小秘密：当秘书的好处再添一桩，近距离地与高阶主管接触，学习如何在未来也能做个好主管！　
　　　　现在要做的事：　
　　　　我可以为新来的主管做什么　
　　　　他可能遇到的问题　
　　　　我可以帮忙的是公司文化　
　　　　借着公文往来的机会，让他了解企业文化及相关制度。　
　　　　业务瓶颈　
　　　　提供过去的业绩报表及相关行销企划。　
　　　　人事问题　
　　　　提供近期内重要的人事升或惩处的公文（最忌道人长短）。　
　　　　其他提供　
　　　　相关的旧资料档案。　
　　　　小叮咛：在协助新主管的同时，切记不要跨越公司营运主轴或分际，充分理解老板的想法，协助新主管在合理的规范下一展长才。　


第八章　管理实例：实用管理小妙方
第26节　为老企业注入新动力
　　　　谁说老企业一定有甩不掉的包袱？只要老板有魄力，老干照样发新枝。　
　　　　在许多传统产业中，有些人在企业不断壮大之时，并未同时提升自己的工作能力，以致老员工人人自危，深怕长江后浪推前浪，一代新人换旧人。于是手中紧捏着资源不放，对于企业整体营运绩效并无助益。　
　　　　“不知道，这不关我的事！”仓管人员事不关己地说。一个早上听到3个“不知道”，对新进的我而言，自是气愤难当。只是为了处理一个客户要求的备品，在各单位互踢皮球的情形下，我竟陷入求助无门的窘境。　
　　　　这是一家成立二十多年，拥有数百名员工的老字号电子公司。公司历经辉煌岁月，曾经拥有傲人的成绩。只是如今物换星移，公司冗员充斥。10年以上的“老”员工比比皆是，我们这种新来的菜鸟，会四处碰壁，自然不足为奇了。　
　　　　面对着员工倚老卖老，只顾着僵化的表单制度，一点没有弹性通融的余地。美其名为各司其职，实际上划地自限，部门之间壁垒分明，完全没有所谓支援可言。新进人员常感适应不良，人员过于浮动的结果，不仅徒增成本，工作也不易衔接。　
　　　　对于这样的情形，老板并非不知情，只是这些员工都是曾经筚路蓝缕、患难与共的昔日战友，所以只要不过分，也就睁只眼闭只眼算了。　
　　　　身为最高决策者的幕僚，我可不能眼睁睁看着公司如此积弱不振。可是碍于年资，有些话虽不吐不快，但为避免陷入道人是非、打小报告之流，只能按兵不动等候时机。　
　　　　利用看货验货之余，渐渐与厂务人员熟稔。赫然发现，原来这些员工，不过是想争取一点他们应得的尊重罢了！　
　　　　发现这一线契机，在与老板一番恳谈后，针对目前的现象，配合坊间课程，拟定一套低成本高效率的员工教育训练方案：对于基层干部着重企业伦理的传输；中、高阶主管则重在承上启下的领导技巧。自此受训的同仁自觉受到重视，也感念公司在他们身上的投资，工作觉得卖力多了。　
　　　　当然教育是百年大计，很难立即见效。但当企业成长而员工的能力未能等速成长时，将来不是企业衰落，就是人员自然淘汰。谁说老企业一定有甩不掉的包袱？只要老板有魄力，老干照样发新枝。　
　　　　小秘密：经过1年的努力，整个作业顺畅许多。加上会计师辅导上台，各部门上紧发条，我也与有荣焉呢！　


第八章　管理实例：实用管理小妙方
第27节　做企业决策最佳守门员
　　　　谁说朝令不可以夕改？只是需要通盘的眼光，为企业论断出问题所在。　
　　　　刚进入一个公司，可能会对一些规定觉得莫名其妙。细细询问后才发现，即便是墨守成规的老员工，也不见得能说出个所以然来。虽然令人难以理解，却常是老企业所拥有的通病！　
　　　　●“出去吃饭前要记得打卡！”公司的识途老马如是说。原来数年前的某位经理，时常午休至下午两三点才回来，对此老板使出绝招，规定午休结束前打卡，以确定员工在上班时间前回到办公室。后来该位摸鱼主管离职了，其他同仁原本并没有午休晚归的，但一时的权宜之计，却