小强升职记-第9部分

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多步骤项目 可以执行 周五之前拿出新产品的销售策略
将来某时/也许 不能执行 哪天有空去打羽毛球？
参考资料 不能执行 上个月市场推广费用明细报表
“上面提到了‘2分钟任务’，这是一个非常有趣的原则：如果是2分钟之内能够做完的事情，那就请‘立即去做’。　比如发一封E…mail、打扫办公室卫生、整理桌面、给某人一个电话，等等。有些人觉得2分钟就能做完的事情太简单，任何时候想做都可以做，但是往往拖了又拖，到一天终了的时候又抱怨‘事好多，真烦人’。不信你可以自己做实验。‘2分钟原则’是专门对付这些‘烦琐小事’的。

（本章结束）…多多电子书
第28节：第二章　　让种子发芽（17）

　　

一般情况下2分钟可以使人放松，又不会丢失思路。这里说了是“一般情况”，也就是说这不是一个绝对值，就像人的体温一样，都是有差异的，不必强求。你可以是2分钟，也可以是1分钟，甚至30秒。如果真的超出预计的话，需要分情况去考虑。还是举例来说吧，如果你本来计划要打2分钟电话，但是现在却超过了，那么是不是要继续呢？当然要！如果你计划用2分钟给老板汇报工作，但很不幸，汇报时老板又要跟你谈另外一个问题，那是不是要继续呢？当然要！
你可能会说：‘咱们不是提倡集中100％的精力去做当前的事情吗？不是要尽量避免裂痕时间吗？为什么我们要被2分钟原则打断呢？’理由是，如果此时不打断，那么以后会损失更多。举个例子：你正在集中精力写市场报告的时候，老婆一通电话进来说：“老公，咱家水管坏了，找物业修理好吗？”虽然很想说：‘你怎么不自己打！’但是显然，这时候如果停下来用2分钟的时间联系物业，说明问题，约好维修时间，再回到刚才的工作中是一件相对比较简单的事情，思路应该不会完全丢失，就当做休息了。相反，如果这时候你不立即去做的话，那你需要打开收集工具，把这件事情放入你的时间管理系统，。做好提醒，以及去做这件事。这样一来花费的时间可能是直接去做的好几倍，得不偿失。好，到此为止。‘处理’环节我先说这么多，就靠你自己去实践了。”
“等等，老付，我觉得第一个环节，也就是‘收集’环节，是很容易实现的，自己平时也在做类似的事，只不过做得不够彻底，没有意识到将‘一切引起我们注意的事情’都从大脑中收集下来的重要性，所以自己经常会感觉到手忙脚乱，这一点我是理解的。但是‘处理’环节我觉得有些烦琐，要在收集篮里先写下是否可以执行，然后还需要对可执行的事情进行分类。有什么简单的方法吗？”小强认真地听完了老付的讲解，指着桌上老付画的表格说。
“哦，是这样的，我可能没有解释清楚，判断是否可以执行，以及对可执行的事情进行分类是在脑袋里进行的工作，不需要写在收集篮里。还记得我前面说过，大脑是用来做分析和创造性思考的，那些需要保存的东西才是写在纸上的。所以，到目前为止我们手上也只有一个收集篮而已，其他的，经大脑迅速处理后将会被写到其他清单，包括将来某时/也许清单，待办事项清单，项目清单等，这个后面我还会说到。
当我提及一个‘清单’时，请注意，我只不过是指一群具有相似特征的项目。一个清单可以是下面3种形式中的任何一种：
1。一个文件夹，包括一些各自独立的记录，记录着同属于一个范畴的事物；
2。在一张有标题的纸上列出的真实的目录；
3。一个软件程序或者电子记事本中的详细目录，比如Outlook软件中的任务模块或者一个掌上电脑中的清单功能。
一张有标题的纸可以当做：‘收集篮’、‘将来某时/也许清单’、‘待办事项清单’。而‘项目清单’则一般用文件夹将与这个项目相关的资料保存在一起。”
“哦，明白了。”小强很满意地说。
组织：将分类的衣物重新储存
“让我们重新整理一下思路：我们有一个收集篮，里面写满了‘材料’；我们有三个清单，分别是‘将来某时/也许清单’、‘待办事项清单’、‘项目清单’。
接下来怎么做呢？
1。从收集篮拿出排在第一项的‘材料’：‘联系供货商，周一会将支票送去’，我们分析一下，哦，原来是2分钟任务，立即去做。
2。打完那个电话之后继续回到我们的收集篮，拿出第二项‘材料’：‘给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告’，我们分析一下，哦，原来是委派事项，立即写入我们的‘待办事项清单’。
3。　再拿出第三项‘材料’：‘检查邮箱’，哦，这是一个不折不扣的待办事项，立即写入‘待办事项清单’。

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第29节：第二章　　让种子发芽（18）

　　

4。拿出第四项‘材料’：‘周五之前拿出新产品的销售策略’，天，这是一个复杂的项目，立即写入‘项目清单’
5。拿出第五项‘材料’：‘哪天有空去打羽毛球？’，立即写入‘将来某时/也许清单’。
6。　拿出第六项‘材料’：‘上个月市场推广费用明细报表’，这是一份资料，立刻放到文件柜的适当位置。
就这样，两分钟不到的时间，我们已经拥有了四张清单，因为这四张清单的功能不同，所以选用的工具、存放的位置都不一样：
1。收集篮：对于这个清单，我们是要做到每日清空的，因此使用可以很方便撕掉的便利贴或者小记事本都是非常不错的。收集篮一般摆在右手边方便的位置，比如我一般就摆在鼠标垫的旁边，随时可以做记录。
2。将来某时/也许清单：对于这个清单，我使用的是像一本32开书那么大的记事本，因为这个清单上的内容可能要很长时间才会执行，因此在一天工作结束之后，我会把它放在我右手边的抽屉里。
3。待办事项清单：这个清单是指导日常工作的关键，你可以根据自己每天事务的多少选择合适的本子，在每天工作的时候我会将它放在自己的左手边，随时可以在上面记录，当任务完成之后，也可以随时从上面删除。
4。项目清单：这个清单里一般都是围绕一个主题的多个任务的集合，所以我选择的是A4纸那么大的清单，因为我不仅要在上面写下项目的内容，如‘周五之前拿出新产品的销售策略’，我还要在上面进行项目的分解，将项目分解为若干的‘下一步行动’，如‘针对产品做市场调研’及‘调查相同定位产品的销售策略’。我会将项目名称写在待办事项清单里，当我需要处理待办事项中的这个项目时，我会打开这个项目专门的文件夹，里面有和这个项目相关的所有资料，当然，项目清单就夹在第一页。这样一来，我们的清单系统看起来应该是个‘3＋1’的组合。”
“3＋1”清单系统
收集篮
联系供货商，周一会将支票送去
给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
检查邮箱
周五之前拿出新产品的销售策略
哪天有空去打羽毛球？
上个月市场推广费用明细报表
将来某时/也许
？ 哪天有空去打羽毛球？
？ ××××××××××
？ ××××××××××××××
？ ×××××××
？ ××××××××××
？ ×××××××××××××××
？ ×××××××××××××
？ ×××××××××× 待办事项
？ 给研发部小王提供新版本软件的用户使用报告
？ 检查邮箱
？ ×××××××××××
？ ×××××××
？ ××××××××××××××
？ ××××××× 项目：新产品销售策略
1。1针对产品做市场调研
1。2调查相同定位产品的销售策略
1。3销售策划组开会讨论
1。4编写销售策略报告
2。1×××××××××××××××
2。2××××××××
“这样的‘3＋1’组合就构成了我们工作中的清单系统。如果你有使用日程表的习惯，可以将那些有确定时间的任务安排到你的日程表里。不过我的这个‘衣柜整理法’主要针对的是工作，所以你每天早晨到公司，浏览一下你的‘3＋1’清单即可对当天的日程有一个清晰的把握。
从明天起，你就可以按照我说的进行练习，当你遇到问题的时候，再来找我，到时我们再做深入的交流。怎么样？”
回顾：对衣物做到心中有数
“嗯……经过你这样的整理和分析，我觉得思路一下子清晰了，你举的例子很丰富，方法也很实用。还想问一下，当我做事有了条理之后，就不会有压力了，对吗？”小强问。
“是的，焦虑是由于缺乏控制力，组织管理、准备和行动不足所造成的。不过，‘衣柜整理法’到了这一步还没有结束，良好的收集习惯加上‘3＋1’清单系统，基本上已经可以解决你日常工作上的忙碌问题，但是要解决盲目的问题，我们还需要做到对任务进行回顾。”

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第30节：第二章　　让种子发芽（19）

　　

“为什么要进行回顾呢？我能将手头的事情处理好就可以了，不是吗？”小强有些不理解地问。
“对你的清单进行回顾至少有下面三个好处：
1。让灵感应运而生：如果你从事的是机械工作，则不在这个讨论范围内，比如说你的工作是锄草，你可以边干活，边思考，不过那样的工作很容易被机器取代。我们的日常工作总是和各种各样的人或事打交道，在不同的任务之间频繁切换，这种情况下我们的灵感是不会出现的。寻找灵感就像钓鱼，在一个很吵闹的环境中鱼是不会上钩的，只有当你的心保持‘心如止水’的境界，灵感才会咬钩。在我们做周回顾的时候恰恰是这样一种状态，对所有的一切都了如指掌，对所有的一切都做了充足的准备。
2。站在3万英尺的高度去看待问题：我们不应该只看到脚下的路，那只有1平方米，我们要去选择道路，才能走得更远。让别人拿着时钟工作吧，你带着指南针！通过对自己一周工作的重新审视，向自己发问：到底哪些事有利于我更好地接近目标？今后遇到类似的事情应该如何取舍？当我们站在一个新的高度去看待现在的人和事，你会有前所未有的发现。
3。孵化和修剪你的任务及目标：如果你不做回顾的话，我们的‘将来某时/也许’清单会越来越庞大，事情会一件一件地堆在那里。因此我们必须要对这个清单进行‘修剪’和‘孵化’处理，不论是将那些我们已经不感兴趣的事情从清单中划掉，还是将时机成熟的事情从清单里挑出来做进一步的思考，都将有利于我们保持清晰有序的头脑。
当我们知道了为什么要进行回顾之后，选择一个恰当的回顾时间也是非常重要的。虽然各人情况不一样，但是我还是要向你推荐下面两个时间段：
1。每天工作第一眼：我会把自己的清单固定在目光所及的位置，或者是放在抽屉里，或者是夹在文件夹里。总之我是绝对不会把自己的工作清单带回家的。当我把清单放在办公室的同时，把工作的情绪也放在了那里，因此我每天到公司的第一件事就是看一眼所有的工作清单，就像穿上盔甲一样准备战斗。
2。每周定期做回顾：我养成了一个定期回顾清单，以及重新审视自己的习惯，强烈建议你也这样做，你可以根据自己的实际情况来安排时间，但是一定要保证每周回顾一次。
接下来让我们看看如何进行周回顾：
1。回顾你的将来某时/也许清单：看看这个清单里有没有可以行动的项目，比如说：想去青海旅游，最近是不是刚好有带薪年假，那就把它从‘将来某时/也许’清单里拽出来吧，放到你的‘项目清单’里，毕竟需要好好做计划，所以应该把它当做一个项目去执行。同样的道理，‘将来某时/也许’清单里还有‘去拜访一次李老师’，本来是想要在李老师生病的时候探望一下，结果几个星期过去了都没去成，所以这一条就在清单里删除吧。
2。回顾你的项目清单：把项目清单拿出来好好地看一看，自己下一步应该做些什么？现在项目的完成度是多少？项目要取得什么样的成果？在项目的分解、人员分配、成本消耗、市场策略方面有没有什么需要修正的地方？或许你会发现你遗漏了什么，或是有了什么新的想法，都应该在回顾的时候添加进去。
3。回顾你的待办事项：有没有你已经做过还没来得及划销的任务？你上周都做了哪些事？下周还要做哪些事情？清单上的那些待办事项是否在特定的时间执行？是否可以写入日程表？
4。重新审视自己的目标：我会将自己的目标纳入回顾系统，通常这样的目标需要1年以上的时间才有可能达成，比如：健康的目标，每天早晨早起锻炼；财富的目标，3年内年薪超过20万；事业的目标，我要争取项目主管的位置，等等。当我每次回顾自己的目标时，心中都会加深一次目标的影像，都会燃起斗志，都会寻找方法，都会坚定信心。
行动：选择最佳方案
老付喝了口咖啡，接着说：“最后我想和你分享一下大卫？艾伦提出的‘六个高度’对我的工作带来了多大的帮助。大卫？艾伦提出，我们的工作和人生是可以划分成六个高度去进行检视和规划的，它们分别是：

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第31节：第二章　　让种子发芽（20）

　　

1。　原则（五万米）。你首先必须要找个时间好好地思考一下自己的价值观、原则和目标，这是你工作的灵魂所在。如果你以前没有思考过这些，建议你现在就开始思考。我可以和你分享一下我的原则：工作是谋求更好生活的途径，追求无压、流畅、高效的工作。
2。　愿景（四万米）。这里面包含3—5年的工作目标，可以是职位的，也可以是组织能力、协调能力等。在这个层面你需要问自己：
◎我的目标是什么？
◎哪些人已经达到了我这个目标？
◎他们是如何达成的？
◎达到这个目标之后我的工作和生活会是怎样的？
这样一来我们就给自己构建了一幅图画，当我不断地回顾这幅图的时候，我要完成这些目标的愿望也就愈加强烈。比如说我